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Pancake ist eine in der EU ansässige Plattform für Projektmanagement und Rechnungsstellung, die sich an Freelancer und kleine Unternehmen richtet. Da Pancake ein EU-Unternehmen mit EU-Infrastruktur ist, gilt die DSGVO unmittelbar und es sind keine Datenübermittlungen in Drittländer erforderlich. Die Plattform verarbeitet Projekt-, Kunden- und Rechnungsdaten auf Grundlage der Vertragserfüllung und gehört zu den datenschutzfreundlicheren Optionen für europäische Anwender.
Pancake ist eine Projektmanagement-, Zeiterfassungs- und Abrechnungsplattform für Freelancer, Agenturen und kleine Unternehmen. Sie kombiniert Projekt- und Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kundenpflege, Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung in einem Tool. Pancake ist ein in der EU ansässiges Produkt und damit besonders für europäische Nutzerinnen und Nutzer geeignet, die Geschäfts- und Mandantendaten in der EU halten möchten.
Pancake verarbeitet Kundennamen, E-Mail-Adressen, Rechnungsadressen, Projektdetails, Zeiterfassungsdaten, Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen. All diese Daten beziehen sich auf die Geschäftsbeziehung zwischen Pancake-Nutzer und Mandant. Aus DSGVO-Sicht ist der Pancake-Nutzer Verantwortlicher für die Mandantendaten, Pancake handelt als Auftragsverarbeiter.
Da die Pancake-Infrastruktur in der EU liegt, gilt die DSGVO unmittelbar und es ist kein Mechanismus für die Übermittlung in Drittländer notwendig. Projektdaten, Kontaktinformationen und Rechnungsdaten werden in der EU verarbeitet. Primäre Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung für die Projektbeziehung sowie das berechtigte Interesse für interne Geschäftsverwaltung.
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Für den eigentlichen Backoffice-Einsatz von Pancake ist keine Cookie-Einwilligung Ihrer Mandanten erforderlich, da die Verarbeitung im internen Tool erfolgt. Soweit Sie Mandantendaten an Pancake übergeben, müssen Sie diese transparent über die Verarbeitung in einem Auftragsverarbeitungsverhältnis informieren und in der Datenschutzerklärung benennen.
Rechnungsdaten unterliegen häufig steuerlichen Aufbewahrungsfristen von 7 bis 10 Jahren. Allgemeine Projekt- und Kontaktdaten sollten gelöscht oder anonymisiert werden, sobald die Geschäftsbeziehung endet. Richten Sie Prozesse für Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und Übertragbarkeits-Anfragen Ihrer Mandanten ein.
Schließen Sie eine DPA mit Pancake ab. Beschreiben Sie Pancake in Ihrer Datenschutzerklärung als Auftragsverarbeiter für Projekt- und Mandantendaten. Informieren Sie Mandanten über die EU-Speicherung. Konfigurieren Sie Aufbewahrungsfristen, beschränken Sie Backend-Zugriffe und etablieren Sie ein definiertes Verfahren für Anfragen Betroffener.
Websites using Pancake must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Eine DSFA ist für Standard-Projektmanagement nicht erforderlich. Sie kann relevant werden, wenn die Plattform für besonders sensible Mandantendaten in größerem Umfang eingesetzt wird.
Sample consent text
Dieses Projekt wird mit Pancake verwaltet, einer in der EU ansässigen Projektmanagement-Plattform. Ihre Kontakt- und Projektinformationen werden gemäß unserer Datenschutzerklärung verarbeitet und auf EU-Servern gespeichert.
Third-party domains contacted
pancake.ioapp.pancake.ioapi.pancake.ioCookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| pancake_sid | session | Session | Strictly necessary session cookie for authenticated Pancake project management users — EU hosted |
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Nein. Pancake ist eine in der EU ansässige Plattform und verarbeitet alle Daten innerhalb der EU. Es ist kein Übermittlungsmechanismus erforderlich, was Pancake zu einer datenschutzfreundlichen Wahl für europäische Freelancer und Agenturen macht.
Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b) DSGVO) für die Verarbeitung von Mandanten- und Projektdaten, die zur Leistungserbringung notwendig sind. Berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f)) für interne Geschäftsdokumentation und Aufbewahrung von Rechnungsdaten zu steuerlichen Zwecken.
Ja. Als Verantwortlicher für die Mandantendaten, die in Pancake verarbeitet werden, müssen Sie Pancake als Auftragsverarbeiter in Ihrer Datenschutzerklärung benennen, die gespeicherten Daten beschreiben (Mandantenname, E-Mail, Projekt- und Rechnungsdaten), die EU-Speicherung erwähnen und erklären, wie Mandanten Auskunft oder Löschung verlangen können.
Ja. Sie sind Verantwortlicher für die Mandantendaten in Pancake; Pancake ist Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Prüfen Sie die Pancake-Website oder kontaktieren Sie das Unternehmen, um eine DPA zu unterzeichnen.
Die Aufbewahrung sollte auf das Erforderliche begrenzt werden. Rechnungsdaten unterliegen häufig steuerlichen Aufbewahrungsfristen (typischerweise 7 bis 10 Jahre, je nach Rechtsraum). Allgemeine Projekt- und Kontaktdaten sollten gelöscht oder anonymisiert werden, sobald die Geschäftsbeziehung endet und die Frist abgelaufen ist.
In der Regel nicht. Standardmäßiges Projektmanagement und Rechnungsstellung sind keine hochriskante Verarbeitung. Eine DSFA kann erforderlich werden, wenn Sie Pancake zur Verarbeitung großer Mengen sensibler Mandantendaten einsetzen.
Bei Auskunftsersuchen exportieren Sie die Projekt- und Rechnungsdaten des Mandanten aus Pancake. Bei Löschungsersuchen löschen Sie das Mandantenkonto und zugehörige Daten in Pancake, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Rechnungen für Steuerzwecke) entgegenstehen. Dokumentieren Sie alle Anfragen und Antworten.
Weitere in der EU gehostete Tools sind Teamleader (Belgien), Bexio (Schweiz) und Fastbill (Deutschland). Alle bieten EU-Datenresidenz. Die Wahl hängt von Funktionsanforderungen und Preis ab, weniger von DSGVO-Unterschieden.