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Hubilo

Hubilo est une plateforme d'événements virtuels et hybrides pour webinaires, conférences et salons. Elle gère l'inscription, la diffusion live, le chat, les sondages, le matchmaking IA et l'analyse de participation. La société est immatriculée aux États Unis, avec une équipe en Inde et un hébergement UE en option entreprise.

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Présentation

Que fait Hubilo ?

Qu'est ce que Hubilo ?

Hubilo est une plateforme d'événements virtuels et hybrides lancée en 2015, dont le siège est à San Francisco et l'ingénierie à Bengaluru en Inde. Elle anime webinaires, sommets, salons et grands rendez vous internes : pages d'inscription, diffusion live, chat et sondages en temps réel, matchmaking IA, lounges de networking, stands sponsors et analyse post événement. Les marques européennes utilisent souvent Hubilo pour webinaires moyens et lancements partenaires.

Données et cookies collectés

Hubilo collecte les données d'inscription (nom, email, organisation, fonction, champs personnalisés), l'activité en session (présence, temps passé, sondages, chats, téléchargements), les interactions networking, les scans de leads par les sponsors, des enregistrements audio vidéo optionnels et l'adresse IP. L'application web pose des cookies de session (hubilo_session, csrf), embarque Mixpanel et Google Analytics 4 et utilise WebRTC pour le live.

Enjeux RGPD et ePrivacy

Le traitement est multi couches. L'inscription et la participation relèvent du contrat (article 6(1)(b)). L'analytics comportemental et le scoring de leads exigent un consentement (article 6(1)(a)). L'enregistrement vidéo nécessite une information spécifique et une option claire de caméra éteinte. Le matchmaking IA introduit du profilage et peut tomber dans le périmètre de l'AI Act selon les annexes III.

Consentement et information

Utilisez le formulaire d'inscription Hubilo pour recueillir un consentement explicite à l'analytics marketing, au partage de leads avec les sponsors et à l'enregistrement. Affichez une information claire au début de chaque session indiquant que audio, vidéo et chat sont enregistrés le cas échéant. Conditionnez tout analytics supplémentaire à votre CMP.

Résidence et transferts

Hébergement par défaut sur AWS US East avec accès ingénierie depuis l'Inde. Les contrats entreprise UE peuvent demander AWS Francfort ou Dublin. Même avec un hébergement UE, le support, Mixpanel et HubSpot restent américains. Hubilo signe des CCT et est certifié DPF UE États Unis. Une AIT documentée est recommandée pour les événements sensibles.

Étapes pratiques de mise en conformité

Négociez l'hébergement UE dans le contrat Hubilo, signez le DPA et les CCT, configurez un consentement granulaire à l'inscription (analytics, marketing, enregistrement, partage sponsors), affichez l'information enregistrement, documentez Hubilo et ses sous traitants dans votre registre, menez une AIPD couvrant le matchmaking IA, et mentionnez Hubilo et ses sous traitants dans la politique de confidentialité de l'événement.

Conformité

Hubilo et le RGPD

Hubilo est classé dans la catégorie « Marketing ». Sur un site qui vise des visiteurs européens, il ne doit se charger qu'après le consentement du visiteur, et doit figurer dans votre politique de cookies.

Base légale: Mixed: contractual basis (Art. 6(1)(b) GDPR) for attendees who register and accept terms; consent (Art. 6(1)(a)) for marketing analytics, lead scoring, profile enrichment and any cross event audience building. Recording of speaker and attendee video falls under Art. 6(1)(a) plus specific notice.
Niveau de risque: high
Textes applicables: GDPR, ePrivacy Directive (Cookie Law), CCPA, LGPD, DGA, AI Act (for AI matchmaking features)

Analyse d'impact (AIPD)

Hubilo enregistre vidéo et audio des intervenants et participants, opère du matchmaking par IA, capture des leads et se combine au CRM organisateur. Une AIPD est fortement recommandée, surtout pour des audiences européennes, des secteurs sensibles (santé, finance) ou des analyses cross événements. Capturez les flux sous traitants et la rétention des enregistrements.

Exemple de texte pour votre bannière

Cet événement est propulsé par Hubilo, plateforme virtuelle opérée par Hubilo Inc. (États Unis). Hubilo traite vos données d'inscription, votre activité pendant l'événement (sessions, chat, sondages, networking) et peut enregistrer les sessions. Merci de confirmer votre consentement pour participer.

Cookies et traceurs

Ce que Hubilo dépose et contacte

Méthode de suivi: Virtual and hybrid events SaaS used by organisers to host webinars, conferences and trade shows; web client and mobile apps connect to hubilo.com APIs to handle registration, livestream playback, chat, polls, networking, lead capture and attendee analytics; sets first party cookies and uses WebRTC for live video.
Localisation des serveurs: United States and India (Hubilo Inc. is US incorporated with engineering in Bengaluru, India). Production runs on AWS US East and AWS Mumbai with a multi region option for European customers (AWS Frankfurt or Ireland on enterprise plans). Customer support and CRM tooling are US based.
Transfert de données hors UE: By default Hubilo processes data on AWS US East. EU based event organisers can request the AWS Frankfurt or Dublin region on enterprise contracts. Even with EU residency, customer support, analytics tooling and AppLovin or HubSpot integrations remain in the United States. Hubilo signs SCCs and lists sub processors in its DPA.

Cookies déposés (5)

Nom	Type	Durée	Finalité
hubilo_session	Strictly necessary (authentication)	Session	Maintains the authenticated attendee session inside the Hubilo event
csrf	Strictly necessary (CSRF)	Session	CSRF token for authenticated requests
mp_*_mixpanel	Analytics (Mixpanel)	1 year	Product analytics events for attendee behaviour tracking
_ga	Analytics (Google Analytics 4)	13 months	Google Analytics visitor identifier on the Hubilo marketing site
hubspotutk	Marketing (HubSpot CRM)	13 months	HubSpot identifier used to track event registrations across forms

Domaines tiers contactés (5)

hubilo.com
app.hubilo.com
api.hubilo.com
cdn.hubilo.com
live.hubilo.com

Questions

Questions fréquentes sur Hubilo

Une question qui n'est pas dans la liste ? Écrivez-nous, on répond vite.

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Quels cookies Hubilo dépose-t-il ?

Hubilo pose des cookies first party de session et CSRF pour l'authentification, plus Mixpanel et GA pour l'analytics, et HubSpot pour le CRM. Le site marketing et l'app événement chargent des piles légèrement différentes.

Le consentement est-il requis ?

Les cookies strictement nécessaires d'authentification sont exemptés. Les cookies analytics, marketing et de partage de leads exigent un consentement. Enregistrement, matchmaking IA et capture de leads sponsors nécessitent chacun un opt in à l'inscription.

Quelle base légale ?

Inscription et participation : article 6(1)(b) RGPD contrat. Analytics comportemental et lead scoring : 6(1)(a) consentement. Partage de leads sponsors : 6(1)(a) consentement explicite. Enregistrement : 6(1)(a) plus information spécifique au début de la session.

Hubilo transfère-t-il des données hors UE ?

Oui par défaut. Hubilo tourne sur AWS US East avec accès ingénierie depuis l'Inde. Les clients entreprise UE peuvent fixer le stockage sur AWS Francfort ou Dublin. Support, Mixpanel et HubSpot restent américains. CCT et DPF UE États Unis en place.

Une AIPD est-elle nécessaire ?

Oui pour la plupart des événements entreprise. Enregistrement audio vidéo, matchmaking IA, profilage et partage de leads cumulent les facteurs de risque. L'AIPD doit couvrir Hubilo et ses sous traitants (AWS, Mixpanel, HubSpot, outils support).

Comment implémenter Hubilo en conformité ?

Négociez l'hébergement UE, signez le DPA Hubilo et les CCT, recueillez un consentement granulaire à l'inscription, affichez la notice d'enregistrement, documentez Hubilo et ses sous traitants dans le registre, menez une AIPD et expliquez le flux dans la politique de confidentialité de l'événement.

Quelles alternatives à Hubilo ?

Bevy / Tribe by Discord (US), Brella (Finlande/UE), Swapcard (France/UE), Bizzabo (Israël/US), GoTo Webinar (US), Welcome (US), Vimeo Events (US). Les plateformes UE limitent le risque de transfert.

Comment mettre à jour ma politique cookies ?

Mentionnez Hubilo et ses sous traitants dans la politique de confidentialité de l'événement, listez les cookies (hubilo_session, mp_*_mixpanel, _ga, hubspotutk), nommez Hubilo Inc. comme sous traitant et liez vers sa politique et son DPA.

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