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ServiceNow es la principal plataforma SaaS empresarial para IT Service Management, Employee Experience, Customer Service Management y automatizacion de workflows low code. Las organizaciones europeas usan portales ServiceNow para publicar catalogos de servicios, bases de conocimiento, formularios de incidencias, self-service de RR. HH. y workflows digitales. Cuando un portal ServiceNow se incrusta en una web publica o se enlaza desde una intranet corporativa, instala cookies first party, a veces carga scripts de analitica (Adobe Analytics, Mixpanel, Pendo) y transfiere datos a la infraestructura ServiceNow.
ServiceNow Inc. es una empresa estadounidense cotizada que opera la Now Platform, un motor de workflows low code que impulsa IT Service Management, Employee Experience, Customer Service Management, Field Service, GRC, RR. HH. y muchas soluciones verticales. Las empresas europeas usan portales ServiceNow como catalogos publicos (customer.service-now.com), hubs self-service de empleados y formularios de incidencia. Los portales se construyen sobre UI Builder, ServiceNow Service Portal o la mas reciente Workspace.
ServiceNow instala cookies first party en el dominio de la instancia: JSESSIONID, glide_user, glide_session_store y BIGipServer para gestion de sesion y balanceo. Las integraciones opcionales anaden cookies analiticas (Adobe Analytics, Mixpanel, Pendo, Glassbox). Para chats y Virtual Agent puede instalar glide_va_session y otras cookies de interaccion. Los datos del portal alimentan las tablas ServiceNow subyacentes.
ServiceNow Inc. es encargada del tratamiento para los datos del cliente en la plataforma y responsable de sus propios tratamientos (soporte, ventas, telemetria de producto). El DPA de ServiceNow incorpora las clausulas contractuales tipo, lista subencargados y obliga a ServiceNow a ISO 27001, ISO 27018, SOC 2, EU Cloud Code of Conduct y FedRAMP. Las cookies estrictamente necesarias estan exentas; las analiticas o marketing opcionales requieren opt-in.
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ServiceNow Inc. esta certificada bajo el EU-US Data Privacy Framework. Los clientes UE pueden alojar su instancia en Irlanda, Paises Bajos, Alemania, Reino Unido o Suiza. El ServiceNow EU Cloud, disponible desde 2024, mantiene contractualmente los datos y gran parte del tratamiento dentro de la UE, con ingenieros de soporte UE y subencargados solo UE. Los datos siguen sujetos a leyes extraterritoriales estadounidenses por ser la matriz estadounidense.
La necesidad contractual (articulo 6.1.b del RGPD) cubre la mayoria de los escenarios de portal cliente o empleado. El interes legitimo (6.1.f) cubre la telemetria de seguridad y las operaciones ITSM. El consentimiento (6.1.a) es necesario para cookies analiticas, de marketing y session replay (Pendo).
Firmar el DPA de ServiceNow, optar por ServiceNow EU Cloud si la carga contiene datos personales UE, restringir el acceso a la instancia por roles, configurar plug-ins de retencion, cifrar campos sensibles con Edge Encryption, citar a ServiceNow como encargado en la politica de privacidad, documentar la evaluacion de impacto de transferencias e integrar cada cookie no estrictamente necesaria del portal en la CMP.
Websites using ServiceNow must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Una EIPD es necesaria cuando ServiceNow alberga datos de empleados a gran escala, registros de servicio al cliente, casos de RR. HH. o datos sensibles. La EIPD debe cubrir la region del centro de datos, la opcion ServiceNow EU Cloud, el cifrado, los controles de rol, la conservacion, los subencargados y el plan de respuesta ante solicitudes estadounidenses bajo EU-US Data Privacy Framework y FISA 702.
Sample consent text
Nuestro portal de clientes funciona con ServiceNow. ServiceNow puede instalar cookies tecnicas para la gestion de sesion y, si se activan, cookies analiticas via Adobe Analytics o Mixpanel. Algunos datos pueden transitar por la infraestructura ServiceNow en EE. UU. bajo el EU-US Data Privacy Framework y clausulas contractuales tipo. Al pulsar Aceptar autoriza las cookies analiticas opcionales. Tambien puede Rechazar y solo se instalaran las cookies estrictamente necesarias.
Third-party domains contacted
service-now.comservicenow.comnow.servicenow.comservicenowservices.comCookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| JSESSIONID | HTTP cookie | Session | Java EE session cookie used by the ServiceNow application server. |
| glide_user | HTTP cookie | Session | Identifies the logged in ServiceNow user inside an instance. |
| glide_session_store | HTTP cookie | Session | Persists the user session state across instance nodes. |
| BIGipServer | HTTP cookie | Session | F5 BIG-IP load balancer cookie used in front of ServiceNow nodes. |
| glide_va_session | HTTP cookie | Session | Virtual Agent (chat) session state when the chat widget is enabled. |
ServiceNow utiliza cookies para las preferencias de los usuarios — informa a tus visitantes con un banner de consentimiento.
ServiceNow instala cookies de sesion first party en el dominio de la instancia: JSESSIONID, glide_user, glide_session_store, BIGipServer para el balanceador y glide_va_session cuando se activa Virtual Agent. Herramientas analiticas opcionales (Adobe Analytics, Mixpanel, Pendo) anaden las suyas.
Las cookies de sesion y balanceo son estrictamente necesarias y estan exentas. Las cookies analiticas o de session replay opcionales requieren opt-in previo via CMP.
Articulo 6.1.b del RGPD (contrato) para uso del portal cliente o empleado. 6.1.f para telemetria ITSM y seguridad. 6.1.a para cookies analiticas, de marketing y session replay opcionales.
Por defecto, los clientes UE pueden fijar la instancia a un centro UE. El ServiceNow EU Cloud opcional mantiene los datos y la mayoria del tratamiento en la UE. ServiceNow Inc. sigue certificada bajo el EU-US Data Privacy Framework y firma clausulas contractuales tipo para transferencias residuales.
Si cuando ServiceNow gestiona datos personales a gran escala (casos de RR. HH., registros de servicio al cliente, canales de denuncia). Documentar region, opcion EU Cloud, cifrado, conservacion y plan de respuesta FISA 702.
Firmar el DPA, optar por el EU Cloud cuando aplique, restringir roles y accesos, configurar plug-ins de retencion, cifrar campos sensibles con Edge Encryption, citar a ServiceNow en la politica de privacidad e integrar cookies opcionales en la CMP.
ITSM: Atlassian Jira Service Management, BMC Helix, ManageEngine ServiceDesk Plus, Freshservice. Low code: Microsoft Power Platform, OutSystems, Mendix. Experiencia empleado: SAP SuccessFactors, Workday. Soberanas UE: EasyVista, EFECTE.
Listar a ServiceNow Inc. y a la entidad contractante UE ServiceNow Nederland B.V., describir las cookies de sesion y analitica, mencionar el EU-US Data Privacy Framework, enlazar el DPA y anadir una declaracion explicita sobre el compromiso EU Cloud si aplica.