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8x8 es una plataforma estadounidense de comunicaciones en la nube que ofrece telefonía VoIP, videoconferencia, mensajería y soluciones de centro de contacto. Para las empresas europeas, el cumplimiento del RGPD se centra en los avisos de grabación de llamadas, la selección de la residencia de datos y el contrato de encargo con 8x8. La residencia de datos en la UE está disponible y se recomienda para implementaciones en la UE. Los metadatos de llamadas, las grabaciones y los datos de contacto son las principales categorías de datos personales tratadas.
8x8 es una plataforma estadounidense de comunicaciones en la nube que combina telefonía VoIP, videoconferencia, mensajería de equipo y software de centro de contacto en una única solución. Para las organizaciones europeas, las obligaciones derivadas del RGPD surgen tanto del tratamiento de datos de empleados como del extenso contenido de las comunicaciones empresariales que circula por el sistema. En particular, las grabaciones de llamadas, las transcripciones de buzones de voz y las interacciones del centro de contacto pueden contener datos personales sensibles y, por tanto, están sujetas a requisitos de protección adicionales.
8x8 trata metadatos de llamadas (números de origen y destino, duración, marcas de tiempo), grabaciones opcionales, mensajes de buzón de voz, transcripciones generadas por IA, contenido de chat y mensajería, grabaciones de videoconferencia y tickets del centro de contacto con datos similares a un CRM. La plataforma también registra inicios de sesión, información de dispositivos y estadísticas de uso para seguridad y facturación.
La Directiva ePrivacy exige informar claramente a todos los participantes de la llamada antes de iniciar cualquier grabación. En España, la AEPD ha publicado guías que requieren información previa, base jurídica clara y plazos de conservación definidos. Para el RGPD, debe identificar una base jurídica, definir un plazo de conservación y documentar el tratamiento en su Registro de Actividades de Tratamiento.
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Por defecto, los datos en 8x8 se alojan en Estados Unidos, lo que constituye una transferencia internacional según el Capítulo V del RGPD. No obstante, 8x8 ofrece residencia de datos opcional en la UE, que mantiene los datos de voz, las grabaciones y los metadatos en centros de datos europeos. Si activa la residencia en la UE y firma el DPA con cláusulas contractuales tipo, reduce significativamente el riesgo de transferencia. Sin residencia en la UE es necesaria una Evaluación de Impacto de la Transferencia.
Firme el DPA de 8x8, active la residencia de datos en la UE para voz y grabaciones, configure plazos de eliminación automática de las grabaciones, programe un mensaje grabado previo que informe sobre la grabación, forme a los agentes para anunciar correctamente las grabaciones, documente el tratamiento en su Registro y realice una EIPD si despliega grabaciones o transcripciones de IA a gran escala.
Websites using 8x8 must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Se debe considerar una EIPD para implementaciones a gran escala de centros de contacto que procesen grabaciones de llamadas, especialmente cuando las grabaciones puedan capturar información personal sensible. La grabación de llamadas en centros de contacto constituye una observación sistemática de personas.
Sample consent text
Esta llamada puede ser grabada con fines de calidad y formación. Las grabaciones se conservan de acuerdo con nuestra política de privacidad. Puede oponerse a la grabación en cualquier momento durante la llamada.
Third-party domains contacted
8x8.com8x8.vcapi.8x8.comCookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| 8x8_session | session | Session | 8x8 sets functional session cookies for web-based communications interface — call metadata stored server-side |
8x8 utiliza cookies para las preferencias de los usuarios — informa a tus visitantes con un banner de consentimiento.
8x8 ofrece un Anexo de Tratamiento de Datos conforme al RGPD y admite la residencia de datos en la UE bajo solicitud. El cumplimiento depende de configurar la residencia en la UE, firmar el DPA e implementar avisos de grabación de llamadas adecuados.
Consentimiento de los interlocutores en llamadas salientes de venta. Interés legítimo con aviso claro para el control de calidad de llamadas entrantes en el centro de contacto. Ejecución de contrato para llamadas cuya grabación esté contractualmente acordada. Avise siempre al inicio de la llamada grabada.
Contacte con ventas o soporte de 8x8 para solicitar residencia de datos en la UE para su cuenta. Esto garantiza que los metadatos de llamadas y las grabaciones se almacenen en infraestructura europea. La disponibilidad de la residencia en la UE puede variar según el plan.
Para cuentas sin residencia de datos en la UE, sí, las CCT son necesarias. Con la residencia en la UE configurada, los datos permanecen en la UE y no se requieren CCT para los flujos principales. Firme el DPA de 8x8 con independencia de la residencia elegida.
Defina la conservación según la finalidad: grabaciones de control de calidad típicamente 30 a 90 días; registros para disputas contractuales potencialmente más tiempo. Configure la eliminación automática en los ajustes de 8x8. Una conservación más larga requiere justificación documentada en su Registro.
Se recomienda una EIPD para implementaciones a gran escala de centros de contacto con grabación de llamadas, especialmente cuando puedan capturar información sensible o categorías especiales de datos. El uso estándar del sistema telefónico empresarial sin grabación normalmente no requiere EIPD.
Para solicitudes de acceso: utilice el portal de administración de 8x8 para buscar y exportar registros. Para solicitudes de supresión: elimine grabaciones específicas desde el portal. Para transcripciones y analíticas de IA: utilice las herramientas de gestión de datos de 8x8 para localizar y eliminar la información. Documente todas las solicitudes y acciones.
Sí. Las transcripciones generadas por IA crean datos personales adicionales. Pueden capturar información sensible expresada en las llamadas. Aplique las mismas reglas de consentimiento y conservación que a las grabaciones. No utilice las transcripciones para fines distintos del original sin una nueva base jurídica.