Vioma

Présentation de Vioma et fonctionnement

Vioma GmbH, basée à Fribourg en Brisgau, développe des logiciels de réservation et de distribution pour l'hôtellerie, notamment un moteur de réservation (IBE), un channel manager, un CMS hôtel et des outils d'email marketing. Les hôtels intègrent le widget Vioma sur leur site pour permettre aux visiteurs de chercher des disponibilités, de configurer chambres et tarifs, et de finaliser leur réservation. Le widget charge du JavaScript depuis les domaines Vioma, conserve le contexte de recherche dans des cookies first party et envoie les données de réservation aux serveurs Vioma en Allemagne. Les déploiements sur des sites visant la clientèle UE relèvent du RGPD, de la directive ePrivacy et du TTDSG allemand.

Données et cookies collectés

Vioma dépose en général des cookies first party sur le domaine de l'hôtel pour gérer la session, stocker la recherche en cours (dates, personnes, type de chambre) et mémoriser la langue et la devise. La plateforme traite les données saisies dans le formulaire (nom, email, téléphone, adresse de facturation, demandes spéciales, jetons de paiement transmis au prestataire de paiement). Les journaux serveurs contiennent IP, user agent et horodatages pour la prévention de fraude et le diagnostic. Des modules d'analyse et marketing optionnels peuvent transmettre des événements à GA4, Meta ou d'autres outils choisis par l'hôtel.

RGPD et ePrivacy

Lorsque le moteur de réservation est nécessaire à la conclusion d'un contrat explicitement initié par le visiteur, les données et cookies strictement nécessaires peuvent reposer sur l'exécution du contrat (art. 6(1)(b) RGPD) et sur l'exemption de stricte nécessité (art. 5(3) ePrivacy). En revanche, l'analyse, les tests A/B, le retargeting ou le suivi inter sites greffés au moteur Vioma exigent un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque préalable des visiteurs UE et britanniques. Les hôtels allemands doivent aussi respecter le § 25 TTDSG, contrôlé par les autorités des Länder.

Transferts et sous traitants

Le cœur de Vioma fonctionne en Allemagne, ce qui maintient les données de réservation dans l'EEE. Cependant, les hôtels intègrent souvent des prestataires de paiement, des canaux de distribution et des outils d'analyse susceptibles de transférer des données hors EEE. Chaque intégration doit être analysée: prestataires comme Adyen ou Stripe via CCT, OTA dans plusieurs juridictions, Google Analytics sous Data Privacy Framework UE États Unis. Documentez chaque sous traitant dans le registre et menez une analyse d'impact de transfert pour les flux hors EEE.

Consentement et obligations de l'hôtel

Les hôtels utilisateurs de Vioma sont responsables de traitement et doivent publier une politique de confidentialité couvrant réservation, marketing et analyse. Configurez le bandeau pour que le moteur de réservation se charge lorsque le visiteur lance une réservation, mais que les scripts d'analyse et de publicité restent bloqués tant que le consentement n'est pas donné. Mettez à jour le contrat de sous traitance avec Vioma, listez le comme sous traitant et vérifiez la chaîne de sous traitants ultérieurs. Appliquez les durées de conservation issues du droit fiscal et de la taxe de séjour, tout en minimisant les profils marketing.

Étapes pratiques de conformité

Signez un contrat de sous traitance écrit avec Vioma et obtenez la liste actuelle des sous traitants ultérieurs. Cartographiez le flux du widget vers Vioma, le PMS, le channel manager, le prestataire de paiement et les outils analytiques ou marketing. Configurez la CMP pour que les catégories optionnelles soient désactivées par défaut et ne se déclenchent qu'après consentement actif. Documentez les durées de conservation des profils, les consentements marketing et les journaux d'audit. Formez la réception aux droits des personnes et revoyez l'audit cookies et l'AIPD au moins une fois par an et après chaque mise à jour majeure.