UMAI

Ce qu'est UMAI

UMAI est une plateforme de réservation, de gestion des clients et de marketing pour restaurants, exploitée par UMAI Restaurant Software depuis Kuala Lumpur, en Malaisie. Elle fournit aux restaurants un widget de réservation intégré à leur site web, ainsi que la gestion des tables, un CRM clients et l'automatisation du marketing. Le convive utilise le widget intégré pour vérifier la disponibilité en temps réel, choisir une date, une heure et un nombre de couverts et confirmer une réservation sans quitter le site du restaurant.

Quelles données et quels cookies UMAI collecte

Lorsqu'un convive effectue une réservation, le widget collecte des données personnelles comme le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nombre de couverts, les demandes spéciales et, au fil du temps, un historique des réservations passées, des préférences et des absences qui construit un profil client dans le CRM UMAI. Pour faire fonctionner le parcours de réservation, UMAI stocke les détails de la réservation dans des cookies propriétaires et le localStorage du navigateur. Via des intégrations de marketing et d'analyse connectées comme Google Tag Manager, Google Analytics et le Meta Pixel, le widget peut aussi déposer des cookies non essentiels qui mesurent la performance du widget et soutiennent le remarketing auprès des convives.

Implications RGPD et ePrivacy

Les détails des convives et les identifiants traités par UMAI sont des données personnelles au sens du RGPD, car ils se rapportent à des personnes identifiables. Le stockage et la lecture d'identifiants sur l'appareil du convive relèvent aussi de l'article 5(3) de la directive ePrivacy. La session de réservation strictement nécessaire est exemptée de consentement préalable, mais les cookies de marketing et d'analyse ne le sont pas, et la CNIL en France, les autorités allemandes au titre du TDDDG et l'AEPD en Espagne imposent toutes une stricte obligation de consentement préalable pour ces traceurs non essentiels.

Quand le consentement est requis et quand le contrat s'applique

La transaction de réservation elle-même peut reposer sur l'exécution d'un contrat ou sur des mesures prises à la demande du convive au titre de l'article 6(1)(b) du RGPD, de sorte que la session de réservation strictement nécessaire peut fonctionner sans consentement préalable. Les cookies non essentiels de marketing et d'analyse déposés via le widget sont différents : ils exigent un consentement préalable, libre, spécifique, éclairé et univoque au titre de l'article 6(1)(a) du RGPD, et il doit être aussi simple de refuser que d'accepter. Tant que le convive n'a pas accepté, ces cookies de marketing et d'analyse ne doivent pas être déposés.

Transferts de données hors de l'Espace économique européen

UMAI est exploité depuis la Malaisie et héberge sa plateforme dans la région Asie Pacifique, de sorte que les données des convives sont transférées hors de l'Espace économique européen. La Malaisie n'est pas couverte par une décision d'adéquation de la Commission européenne, si bien que le transfert exige les clauses contractuelles types de l'Union européenne 2021/914 dans l'accord de traitement d'UMAI et une analyse d'impact des transferts documentée, conformément à l'arrêt Schrems II et aux orientations du Comité européen de la protection des données. Lorsque le widget charge aussi les outils Google et Meta, les données peuvent en outre atteindre les États-Unis sur la base des mêmes clauses.

Étapes pratiques pour un usage conforme

Encadrez les cookies non essentiels d'UMAI par votre plateforme de gestion du consentement afin que les balises Google, Meta et autres balises de marketing et d'analyse ne se déclenchent qu'après acceptation de la catégorie concernée, tout en gardant la session de réservation disponible pour que les convives puissent toujours réserver. Fournissez des informations claires sur UMAI dans votre politique cookies, y compris les cookies de réservation et de marketing qu'il dépose et leur durée de vie. Signez l'accord de traitement d'UMAI, réalisez une analyse d'impact des transferts et appliquez la durée de conservation la plus courte possible aux fiches clients. Ne collectez que les données de convives nécessaires à la gestion de la réservation.