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HubSpot Meetings integre un planificateur de rendez vous sur votre site. Il collecte le nom, l'e mail et les details de la reunion, les transfère chez HubSpot aux Etats Unis et peut charger des cookies de suivi HubSpot necessitant un consentement.
HubSpot Meetings integre un planificateur de rendez vous sur votre site web afin que les visiteurs puissent choisir un creneau horaire directement depuis votre site. L'integration charge du code depuis meetings.hubspot.com, collecte le nom, l'adresse e mail et les details de la reunion du visiteur, et stocke ces informations dans votre CRM HubSpot. Pendant que l'integration est active, elle peut aussi placer des cookies de suivi et d'analyse HubSpot sur l'appareil du visiteur.
L'integration collecte le nom, l'e mail et le creneau de reunion choisi lors de la soumission du formulaire de reservation. Elle charge egalement l'infrastructure de suivi HubSpot qui peut placer les cookies __hstc (six mois), hubspotutk (six mois), __hssc (trente minutes) et __hssrc (session). Le cookie messagesUtk (six mois) relie les conversations et reunions a un meme enregistrement de contact.
HubSpot Meetings implique deux bases juridiques distinctes. Le traitement de la reservation elle meme (nom, e mail, creneau) est justifie par l'article 6(1)(b) du RGPD comme traitement necessaire a l'execution du contrat. Cependant les cookies de suivi non essentiels charges par l'integration necessitent un consentement separe au titre de l'article 6(1)(a) du RGPD et de la directive ePrivacy. Ces deux flux doivent etre traites separement.
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Le formulaire de reservation ne necessite pas de consentement car il fonctionne sur la base contractuelle, mais vous devez informer clairement les utilisateurs sur qui traite les donnees et ou. Les cookies de suivi HubSpot non essentiels ne doivent pas etre places avant que le visiteur ait donne son opt in via votre mecanisme de consentement aux cookies. Le formulaire de reservation doit rester disponible meme en l'absence de consentement aux cookies de suivi.
Les donnees de reservation et de suivi sont transferees vers et traitees par HubSpot aux Etats Unis. Le transfert est couvert par le cadre de protection des donnees UE Etats Unis et des clauses contractuelles types. Vous devez divulguer ce transfert dans votre politique de confidentialite et informer les visiteurs qui font une reservation que leurs donnees sont traitees par HubSpot aux Etats Unis.
Signez le DPA HubSpot. Configurez votre plateforme de gestion du consentement pour bloquer les cookies HubSpot non essentiels sans bloquer le formulaire de reservation. Mettez a jour votre politique de confidentialite pour decrire la double base juridique, nommer HubSpot comme sous traitant et expliquer les transferts aux Etats Unis. Ajoutez une courte notice de confidentialite pres du formulaire de reservation.
Les sites web utilisant HubSpot Meetings doivent obtenir le consentement des utilisateurs conformement au RGPD.
Considerations AIPD
Une AIPD est conseillée si l'intégration de reunions est utilisée avec le suivi comportemental ou la synchronisation d'audiences. La reservation elle meme utilise l'article 6(1)(b) et presente un risque plus faible, mais les cookies de suivi HubSpot ajoute une dimension de profilage. Evaluer si les cookies de suivi peuvent etre bloques jusqu'a l'obtention du consentement sans interrompre le processus de reservation. Documentez l'approche de double base juridique et le mecanisme de transfert vers les Etats Unis.
Exemple de texte de consentement
Pour reserver une reunion, je fournis mon nom et mon e mail. Ces donnees sont stockees par HubSpot aux Etats Unis sous clauses contractuelles types. La reservation de reunion est traitee sur la base de notre contrat. Je consens separement a ce que des cookies de suivi HubSpot soient places sur mon appareil a des fins d'analyse et peux retirer ce consentement a tout moment.
Domaines tiers contactes
meetings.hubspot.comstatic.hsappstatic.netjs.hs-scripts.comjs.usemessages.comCookies deposes
| Nom | Type | Duree | Finalite |
|---|---|---|---|
| __hstc | Analytics | 6 months | Primary HubSpot analytics cookie that links all visits from the same browser across sessions |
| hubspotutk | Analytics | 6 months | Stores a unique visitor token used to associate browsing activity with HubSpot contact records |
| __hssc | Analytics | 30 minutes | Tracks visitor activity within a single session to understand page sequences |
| __hssrc | Analytics | Session | Detects when the browser starts a new session for accurate visit counting |
| messagesUtk | Functional | 6 months | Links meeting bookings and chat conversations to a single HubSpot contact record |
HubSpot Meetings utilise des cookies de preferences — informez vos visiteurs avec un bandeau de consentement.
HubSpot Meetings peut poser cinq cookies. __hstc (six mois) est le cookie d'analyse principal. hubspotutk (six mois) relie votre navigateur a un enregistrement de contact HubSpot. __hssc (trente minutes) suit l'activite dans une session. __hssrc (session) detecte les nouvelles sessions. messagesUtk (six mois) relie les reservations de reunions et les conversations aux contacts. Tous, sauf les cookies de fonctionnalite de base, ne sont pas essentiels et necessitent un consentement prealable.
Partiellement. Le formulaire de reservation lui meme (collecte du nom, de l'e mail et de l'horaire) fonctionne sur la base contractuelle (article 6(1)(b) du RGPD) et ne necessite pas de consentement, mais vous devez informer les visiteurs du traitement. Les cookies de suivi HubSpot non essentiels charges par l'integration necessitent un consentement opt in prealable. Ces deux flux doivent etre traites separement.
Il y a deux bases juridiques. La reservation de reunion elle meme est traitee au titre de l'article 6(1)(b) du RGPD comme necessaire a l'execution d'un contrat. Les cookies de suivi HubSpot non essentiels necessitent un consentement au titre de l'article 6(1)(a) du RGPD et de la directive ePrivacy. Les deux bases doivent etre documentees separement et divulguees dans votre politique de confidentialite.
Oui. Les donnees de reservation (nom, e mail, horaire) et les donnees des cookies de suivi sont transmises et traitees par HubSpot aux Etats Unis. Le transfert est couvert par le cadre EU Etats Unis et des clauses contractuelles types. Vous devez divulguer ce transfert dans votre politique de confidentialite et informer les visiteurs qui font une reservation que leurs donnees sont traitees par HubSpot aux Etats Unis.
Une AIPD complete est conseillée mais peut ne pas etre strictement requise si l'integration est utilisee uniquement pour la reservation de base sans suivi supplementaire. La reservation elle meme au titre de l'article 6(1)(b) est relativement peu risquee. Cependant si l'integration est deployee avec le suivi marketing HubSpot et la synchronisation des audiences, une AIPD devient necessaire. Documentez au minimum l'approche de double base juridique et le mecanisme de transfert aux Etats Unis.
Signez le DPA HubSpot. Configurez votre plateforme de gestion du consentement pour bloquer les cookies HubSpot non essentiels pour les visiteurs sans consentement de suivi tout en maintenant le formulaire de reservation disponible. Mettez a jour votre politique de confidentialite pour decrire la double base juridique, nommer HubSpot comme sous traitant et expliquer les transferts aux Etats Unis. Ajoutez un court avis de confidentialite pres du formulaire de reservation.
Si l'objectif est de reduire les transferts de donnees vers les Etats Unis, envisagez Cal.com (auto hebergeable, open source), Calendly (base aux Etats Unis mais axe uniquement sur la planification avec une empreinte de donnees plus petite) ou Tidycal. L'auto hebergement de Cal.com conserve toutes les donnees de reservation sur votre propre infrastructure. Si vous utilisez deja HubSpot CRM, le cout de conformite de HubSpot Meetings est faible a condition que la double base juridique soit correctement implementee.
Ajoutez une section HubSpot Meetings a votre politique de cookies. Listez les cinq cookies: __hstc (analytique, six mois), hubspotutk (analytique, six mois), __hssc (analytique, trente minutes), __hssrc (analytique, session) et messagesUtk (fonctionnel, six mois). Categorizez les cookies de suivi comme analytiques et liez les a vos categories de consentement. Expliquez que le formulaire de reservation lui meme ne necessite pas de consentement aux cookies mais que les cookies de suivi charges en meme temps le necessitent.