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Workday est une plateforme cloud americaine de gestion du capital humain et des finances utilisee par les grandes organisations. L application est un backend professionnel qui stocke des donnees salariales et financieres, tandis que son site vitrine public depose des cookies fonctionnels, d analyse et de marketing. Comprendre ces deux niveaux est essentiel pour un consentement et une documentation corrects.
Workday est une suite cloud d entreprise pour la gestion du capital humain et les finances, utilisee par les grands employeurs pour la paie, le recrutement, la performance et la comptabilite. C est avant tout un backend interentreprises qui detient des donnees sensibles de salaries et de finances pour le compte de l organisation cliente. Son site marketing public est un sujet distinct et se comporte comme tout site d entreprise.
Dans l application, Workday traite des donnees personnelles detaillees comme les noms, les identifiants, la remuneration et les informations de performance. Sur le site public, Workday depose des cookies fonctionnels strictement necessaires pour les sessions et la repartition de charge, ainsi que des cookies d analyse et de marketing. Les deux contextes impliquent des attentes de confidentialite tres differentes et doivent etre documentes separement.
Pour l application RH et finance, l employeur est responsable de traitement et Workday agit comme sous traitant via un accord de traitement, le contrat etant la base legale habituelle. Pour le site public, la regle ePrivacy sur le stockage d informations dans le navigateur s applique, donc les cookies d analyse et de marketing exigent un consentement prealable. Les cookies fonctionnels strictement necessaires en sont exemptes.
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Sur le site, une banniere de consentement doit bloquer les cookies d analyse et de marketing jusqu a l acceptation et respecter le retrait ulterieur. Dans l application, la liceite repose sur la relation d emploi et le contrat de sous traitance plutot que sur le consentement aux cookies. Cette separation evite de traiter les donnees salariales comme si elles dependaient du consentement du site.
Workday a son siege aux Etats Unis et peut y traiter les donnees clients sauf si un centre de donnees europeen est contracte. Les transferts hors EEE reposent sur les clauses contractuelles types accompagnees de mesures supplementaires si necessaire. Les organisations qui gerent des donnees RH sensibles doivent confirmer la region d hebergement contractee et documenter le mecanisme de transfert.
Signez et conservez un accord de traitement, confirmez la region d hebergement et tenez un registre des traitements pour l application. Pour le site, deployez une banniere conforme, categorisez chaque cookie et maintenez votre politique cookies a jour. Revoyez periodiquement les controles d acces et les durees de conservation pour proteger les donnees salariales.
Les sites web utilisant Workday doivent obtenir le consentement des utilisateurs conformement au RGPD.
Considerations AIPD
Une analyse d impact est souvent justifiee car l application traite des donnees personnelles a grande echelle pouvant inclure des categories sensibles. Les points a evaluer sont (1) le volume et la sensibilite des donnees salariales et financieres dans le systeme; (2) la base legale de chaque traitement, generalement le contrat et l interet legitime pour l administration RH; (3) les transferts vers les Etats Unis et l adequation des clauses contractuelles types avec mesures supplementaires; (4) les controles d acces, les permissions par role et la journalisation des audits; et (5) pour le site public, la question distincte des cookies d analyse et de marketing et la capture du consentement avant leur chargement.
Exemple de texte de consentement
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| _ga | Analytics | 2 years | Measures visits and usage on the public website to improve content and performance. |
| _gcl_au | Marketing | 3 months | Supports advertising and conversion measurement on the public marketing website. |
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Sur son site public, Workday depose des cookies fonctionnels strictement necessaires pour les sessions et la repartition de charge, ainsi que des cookies d analyse et de marketing. Dans l application, les cookies sont surtout fonctionnels et soutiennent les sessions authentifiees. Les cookies d analyse et de marketing sont ceux qui exigent une attention pour le consentement.
Le consentement est requis sur le site public avant le chargement des cookies d analyse et de marketing, car ils ne sont pas strictement necessaires. L application RH et finance ne repose pas sur le consentement aux cookies; elle est regie par la relation d emploi et un contrat de sous traitance. Les cookies fonctionnels strictement necessaires ne requierent pas de consentement.
Pour l application, la base legale habituelle est le contrat au titre de l article 6(1)(b) du RGPD, avec l interet legitime pour certaines fonctions administratives. Pour les cookies d analyse et de marketing du site, la base est le consentement au titre de l article 6(1)(a) et de l article 5(3) ePrivacy. L employeur reste responsable des donnees RH tandis que Workday agit comme sous traitant.
Oui, Workday est une societe americaine et peut y traiter les donnees clients sauf si un centre de donnees europeen est contracte. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types avec des mesures supplementaires le cas echeant. Les organisations doivent confirmer leur region d hebergement contractee et documenter le mecanisme de transfert.
Une AIPD est souvent recommandee car l application traite des donnees salariales et financieres a grande echelle pouvant inclure des categories sensibles. L analyse doit couvrir la base legale, les controles d acces, la conservation et les transferts vers les Etats Unis. Les cookies du site public doivent etre evalues separement comme un traitement a risque plus faible.
Signez un accord de traitement, confirmez la region d hebergement et tenez un registre des traitements pour l application. Appliquez un acces base sur les roles, une conservation raisonnable et une journalisation des audits pour proteger les donnees salariales. Sur le site, deployez une banniere qui bloque les cookies d analyse et de marketing jusqu a l acceptation.
Parmi les alternatives figurent d autres suites de gestion RH et finance comme SAP SuccessFactors, Oracle Fusion et divers fournisseurs regionaux. Certaines proposent un hebergement dans l UE qui peut simplifier les questions de transfert. Le bon choix depend de l echelle, des besoins d integration et de vos exigences de residence des donnees.
Listez chaque cookie du site avec son nom, son type, sa duree et sa finalite, en separant les cookies strictement necessaires des cookies d analyse et de marketing. Indiquez que les cookies d analyse et de marketing ne se chargent qu apres consentement et que le retrait est possible. Revoyez la politique lorsque Workday modifie ses outils ou son jeu de cookies.