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Hubilo est une plateforme d'événements virtuels et hybrides pour webinaires, conférences et salons. Elle gère l'inscription, la diffusion live, le chat, les sondages, le matchmaking IA et l'analyse de participation. La société est immatriculée aux États Unis, avec une équipe en Inde et un hébergement UE en option entreprise.
Hubilo est une plateforme d''événements virtuels et hybrides lancée en 2015, dont le siège est à San Francisco et l''ingénierie à Bengaluru en Inde. Elle anime webinaires, sommets, salons et grands rendez vous internes : pages d''inscription, diffusion live, chat et sondages en temps réel, matchmaking IA, lounges de networking, stands sponsors et analyse post événement. Les marques européennes utilisent souvent Hubilo pour webinaires moyens et lancements partenaires.
Hubilo collecte les données d''inscription (nom, email, organisation, fonction, champs personnalisés), l''activité en session (présence, temps passé, sondages, chats, téléchargements), les interactions networking, les scans de leads par les sponsors, des enregistrements audio vidéo optionnels et l''adresse IP. L''application web pose des cookies de session (hubilo_session, csrf), embarque Mixpanel et Google Analytics 4 et utilise WebRTC pour le live.
Le traitement est multi couches. L''inscription et la participation relèvent du contrat (article 6(1)(b)). L''analytics comportemental et le scoring de leads exigent un consentement (article 6(1)(a)). L''enregistrement vidéo nécessite une information spécifique et une option claire de caméra éteinte. Le matchmaking IA introduit du profilage et peut tomber dans le périmètre de l''AI Act selon les annexes III.
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Utilisez le formulaire d''inscription Hubilo pour recueillir un consentement explicite à l''analytics marketing, au partage de leads avec les sponsors et à l''enregistrement. Affichez une information claire au début de chaque session indiquant que audio, vidéo et chat sont enregistrés le cas échéant. Conditionnez tout analytics supplémentaire à votre CMP.
Hébergement par défaut sur AWS US East avec accès ingénierie depuis l''Inde. Les contrats entreprise UE peuvent demander AWS Francfort ou Dublin. Même avec un hébergement UE, le support, Mixpanel et HubSpot restent américains. Hubilo signe des CCT et est certifié DPF UE États Unis. Une AIT documentée est recommandée pour les événements sensibles.
Négociez l''hébergement UE dans le contrat Hubilo, signez le DPA et les CCT, configurez un consentement granulaire à l''inscription (analytics, marketing, enregistrement, partage sponsors), affichez l''information enregistrement, documentez Hubilo et ses sous traitants dans votre registre, menez une AIPD couvrant le matchmaking IA, et mentionnez Hubilo et ses sous traitants dans la politique de confidentialité de l''événement.
Les sites web utilisant Hubilo doivent obtenir le consentement des utilisateurs conformement au RGPD.
Considerations AIPD
Hubilo enregistre vidéo et audio des intervenants et participants, opère du matchmaking par IA, capture des leads et se combine au CRM organisateur. Une AIPD est fortement recommandée, surtout pour des audiences européennes, des secteurs sensibles (santé, finance) ou des analyses cross événements. Capturez les flux sous traitants et la rétention des enregistrements.
Exemple de texte de consentement
Cet événement est propulsé par Hubilo, plateforme virtuelle opérée par Hubilo Inc. (États Unis). Hubilo traite vos données d'inscription, votre activité pendant l'événement (sessions, chat, sondages, networking) et peut enregistrer les sessions. Merci de confirmer votre consentement pour participer.
Domaines tiers contactes
hubilo.comapp.hubilo.comapi.hubilo.comcdn.hubilo.comlive.hubilo.comCookies deposes
| Nom | Type | Duree | Finalite |
|---|---|---|---|
| hubilo_session | Strictly necessary (authentication) | Session | Maintains the authenticated attendee session inside the Hubilo event |
| csrf | Strictly necessary (CSRF) | Session | CSRF token for authenticated requests |
| mp_*_mixpanel | Analytics (Mixpanel) | 1 year | Product analytics events for attendee behaviour tracking |
| _ga | Analytics (Google Analytics 4) | 13 months | Google Analytics visitor identifier on the Hubilo marketing site |
| hubspotutk | Marketing (HubSpot CRM) | 13 months | HubSpot identifier used to track event registrations across forms |
Hubilo utilise des cookies de tracking publicitaire — respectez le RGPD avec FlowConsent.
Hubilo pose des cookies first party de session et CSRF pour l'authentification, plus Mixpanel et GA pour l'analytics, et HubSpot pour le CRM. Le site marketing et l'app événement chargent des piles légèrement différentes.
Les cookies strictement nécessaires d'authentification sont exemptés. Les cookies analytics, marketing et de partage de leads exigent un consentement. Enregistrement, matchmaking IA et capture de leads sponsors nécessitent chacun un opt in à l'inscription.
Inscription et participation : article 6(1)(b) RGPD contrat. Analytics comportemental et lead scoring : 6(1)(a) consentement. Partage de leads sponsors : 6(1)(a) consentement explicite. Enregistrement : 6(1)(a) plus information spécifique au début de la session.
Oui par défaut. Hubilo tourne sur AWS US East avec accès ingénierie depuis l'Inde. Les clients entreprise UE peuvent fixer le stockage sur AWS Francfort ou Dublin. Support, Mixpanel et HubSpot restent américains. CCT et DPF UE États Unis en place.
Oui pour la plupart des événements entreprise. Enregistrement audio vidéo, matchmaking IA, profilage et partage de leads cumulent les facteurs de risque. L'AIPD doit couvrir Hubilo et ses sous traitants (AWS, Mixpanel, HubSpot, outils support).
Négociez l'hébergement UE, signez le DPA Hubilo et les CCT, recueillez un consentement granulaire à l'inscription, affichez la notice d'enregistrement, documentez Hubilo et ses sous traitants dans le registre, menez une AIPD et expliquez le flux dans la politique de confidentialité de l'événement.
Bevy / Tribe by Discord (US), Brella (Finlande/UE), Swapcard (France/UE), Bizzabo (Israël/US), GoTo Webinar (US), Welcome (US), Vimeo Events (US). Les plateformes UE limitent le risque de transfert.
Mentionnez Hubilo et ses sous traitants dans la politique de confidentialité de l'événement, listez les cookies (hubilo_session, mp_*_mixpanel, _ga, hubspotutk), nommez Hubilo Inc. comme sous traitant et liez vers sa politique et son DPA.