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Swoogo

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Swoogo es una plataforma estadounidense de gestión de eventos (registro, ticketing, acreditaciones, seguimiento de asistentes y sitios web del evento) que trata datos personales con transferencias a EE. UU.

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Presentación

¿Qué hace Swoogo?

Qué es Swoogo y cómo trata los datos de los asistentes

Swoogo es una plataforma estadounidense de gestión de eventos utilizada por empresas, asociaciones y agencias para todo el ciclo del evento: formularios de inscripción, ticketing de pago, seguimiento de asistentes, impresión de acreditaciones, control de acceso, agenda de sesiones, networking y sitios web del evento. Como encargado del tratamiento procesa abundante información personal: nombre completo, correo profesional, cargo, empresa, dirección, teléfono, requisitos dietéticos, necesidades de accesibilidad, foto o avatar para la acreditación, asistencia a sesiones, historial de escaneos de acreditación y cualquier campo personalizado que configure el organizador.

Cookies, seguimiento y datos recopilados

Los sitios de Swoogo instalan cookies estrictamente necesarias (sesión, CSRF) y cookies opcionales de analítica, pruebas A/B y píxeles de marketing (Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag) si el organizador las activa. Los escáneres de acreditación y las apps de captación de leads registran interacciones, accesos a salas y escaneos de expositores. Todo ello circula por la infraestructura estadounidense de Swoogo y se enriquece con metadatos como marca de tiempo, dirección IP y user agent.

Base jurídica y obligaciones de consentimiento

El flujo principal de inscripción y ticketing puede apoyarse en el artículo 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato) porque el asistente debe registrarse para acceder al evento. Comunicaciones de marketing, compartición con patrocinadores, cookies analíticas, perfilado conductual y captación de leads exigen consentimiento del artículo 6(1)(a), libre, granular y revocable. Los datos dietéticos o de accesibilidad que revelen salud caen bajo el artículo 9 y requieren consentimiento explícito u otra condición adecuada.

Transferencias a EE. UU. y salvaguardas del artículo 46

Swoogo aloja los datos en EE. UU. Los responsables europeos deben aplicar un instrumento de transferencia del artículo 46 RGPD, normalmente las Cláusulas Contractuales Tipo de 2021, complementado con un análisis de impacto de transferencias. Si Swoogo o sus subencargados están certificados bajo el Marco de Privacidad de Datos UE: EE. UU., se puede invocar la decisión de adecuación documentando la certificación. Las medidas suplementarias incluyen cifrado, seudonimización cuando sea viable y compromisos contractuales sobre accesos gubernamentales.

Cumplimiento práctico

Firme un contrato de encargado con Swoogo, mapee los subencargados, incluya a Swoogo en el registro de actividades, configure un banner de consentimiento que bloquee scripts no esenciales hasta que haya consentimiento, separe los opt-ins de marketing del formulario de inscripción, defina plazos de conservación por evento (típicamente 12 a 24 meses), restrinja el acceso administrativo por rol y entregue a los asistentes una información de privacidad clara sobre las transferencias.

Alternativas y herramientas complementarias

Alternativas alojadas en la UE: Weezevent, idloom, Eventdrive y Sweap para organizadores que quieran evitar transferencias a EE. UU. Cvent y Bizzabo son funcionalmente equiparables a Swoogo pero comparten perfiles de transferencia similares. Para inscripciones simples sin ticketing complejo, los formularios nativos de HubSpot EU o Salesforce Marketing Cloud EU pueden ser suficientes.

Cumplimiento

Swoogo y el RGPD

Swoogo está clasificado como «Preferencias». En un sitio dirigido a visitantes europeos, solo debe cargarse después del consentimiento del visitante y debe figurar en su política de cookies.

Base jurídica
Article 6(1)(b) GDPR (performance of the registration contract) for the core registration and ticketing flow, combined with Article 6(1)(a) GDPR (consent) for marketing cookies, behavioural analytics on the event website and any non-essential profiling.
Nivel de riesgo
medium_high
Normativa aplicable
GDPR, ePrivacy Directive, CCPA/CPRA, PIPEDA, UK GDPR

Evaluación de impacto (EIPD)

Se recomienda una EIPD cuando Swoogo se utiliza para inscribir a grandes audiencias, recopilar datos sensibles (dieta o accesibilidad que revelen salud), registrar escaneos de acreditación para análisis de comportamiento o integrarse con Salesforce o Marketo. Principales riesgos: transferencias a EE. UU., uso secundario con fines de marketing, perfilado mediante seguimiento de sesión, conservación prolongada de bases históricas y exposición de listados de asistentes en portales compartidos. La evaluación debe abarcar minimización de los formularios, acceso por rol, cifrado en tránsito y en reposo, mapeo de subencargados y un calendario de retención por evento.

Texto de ejemplo para su banner

Utilizamos Swoogo para gestionar el registro, la venta de entradas y el control de acceso del evento. Algunas funciones opcionales (analítica de marketing, recomendaciones personalizadas, seguimiento de escaneos de acreditación para captación de leads) requieren su consentimiento. Sus datos pueden transferirse a EE. UU. al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo. Pulse 'Aceptar' para habilitarlas o 'Rechazar' para limitar Swoogo a las funciones de registro estrictamente necesarias.
Cookies y rastreadores

Lo que Swoogo instala y contacta

Método de seguimiento
cookies_and_server_side
Ubicación de los servidores
United States (AWS US regions)
Transferencia de datos fuera de la UE
Personal data of EU attendees is transferred to the United States. Transfers rely on EU Standard Contractual Clauses (Article 46 GDPR) and, where applicable, the EU: US Data Privacy Framework if Swoogo or its sub-processors are certified. Sub-processors may include AWS, SendGrid, Stripe and other US-based service providers.

Cookies instaladas (8)

NombreTipoDuraciónFinalidad
swoogo_sessionhttp_cookiesessionMaintains the authenticated session of the registrant or event administrator while filling the registration form or managing the back office.
XSRF-TOKENhttp_cookiesessionCSRF protection token issued by Swoogo to validate form submissions and prevent cross-site request forgery on registration pages.
_swoogo_abhttp_cookie30 daysA/B test allocation cookie used to keep an attendee in the same variant of an event landing page across visits.
_gahttp_cookie2 yearsGoogle Analytics client identifier injected via Swoogo when the organiser enables analytics, used to distinguish unique visitors of the event website.
_fbphttp_cookie90 daysMeta Pixel identifier injected via Swoogo when the organiser enables Facebook or Instagram advertising on the event website.
li_sugrhttp_cookie90 daysLinkedIn Insight Tag identifier used for B2B retargeting and conversion measurement when activated by the organiser.
swoogo_consenthttp_cookie12 monthsStores the visitor consent decision (accept or reject) for non-essential cookies on the Swoogo event website.
sw_lead_scanlocal_storageevent_durationLocal storage entry used by the lead retrieval app to cache exhibitor badge scans before syncing them to Swoogo's servers.

Dominios de terceros contactados (6)

  • swoogo.com
  • app.swoogo.com
  • events.swoogo.com
  • cdn.swoogo.com
  • api.swoogo.com
  • leads.swoogo.com
Preguntas

Preguntas frecuentes sobre Swoogo

¿No encuentra su pregunta? Escríbanos, respondemos rápido.

¿Qué cookies de Swoogo requieren consentimiento en un sitio del evento?

Las cookies estrictamente necesarias (sesión, CSRF) pueden instalarse sin consentimiento. Los píxeles de marketing (Meta, LinkedIn), Google Analytics, los rastreadores de pruebas A/B y los scripts de patrocinadores inyectados a través de Swoogo requieren un opt-in previo, granular, libre y tan fácil de retirar como de otorgar.

¿Los asistentes deben consentir para registrarse mediante Swoogo?

No, el registro en sí no requiere consentimiento porque la base jurídica es el artículo 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato). Sin embargo, los correos de marketing, la compartición con patrocinadores, la captación de fotografías o vídeo y el seguimiento conductual son tratamientos independientes que necesitan su propio consentimiento libre.

¿Qué base jurídica aplica a las preferencias dietéticas o de accesibilidad?

Estos campos a menudo revelan datos de salud incluidos en el artículo 9 RGPD. Las bases más defendibles son el consentimiento explícito en el formulario de inscripción o el artículo 9(2)(b) para eventos corporativos internos amparados por el derecho laboral. La información debe conservarse solo durante el evento y accederse en estricto need-to-know.

¿Cómo transfiero legalmente los datos de los asistentes de Swoogo a EE. UU.?

Firma las Cláusulas Contractuales Tipo de 2021 con Swoogo dentro del DPA, documenta un análisis de impacto de transferencias que cubra FISA 702 y la Orden Ejecutiva 12333, verifica si Swoogo o sus subencargados disponen de certificación activa en el Marco de Privacidad de Datos UE: EE. UU. y aplica medidas suplementarias como cifrado y registro de accesos.

¿Cuándo es obligatoria una EIPD para un evento gestionado con Swoogo?

Una EIPD es necesaria cuando el evento implica tratamiento a gran escala, monitorización sistemática mediante escaneos de acreditación, categorías especiales (salud, religión a través de preferencias dietéticas) o funciones innovadoras de perfilado como matchmaking con IA. Muchas autoridades recomiendan EIPD para conferencias de varios miles de asistentes.

¿Cómo integro Swoogo con una plataforma de gestión del consentimiento?

Inyecte el embed de Swoogo y las etiquetas opcionales mediante un gestor de etiquetas controlado por su CMP. Bloquee todos los scripts no esenciales hasta el consentimiento, mapee cada etiqueta a la categoría correcta y asegúrese de que las señales CMP se reflejen en todas las páginas del micro-sitio del evento, incluidas las de confirmación.

¿Cuáles son las principales alternativas a Swoogo alojadas en la UE?

Weezevent, idloom, Eventdrive y Sweap son plataformas europeas maduras de gestión de eventos con alojamiento en la UE que reducen los problemas de transferencia a EE. UU. Cvent y Bizzabo siguen siendo equiparables a Swoogo en funcionalidades, pero comparten un perfil de transferencias similar.

¿Debe figurar Swoogo en la política de cookies y en el aviso de privacidad?

Sí. Identifica a Swoogo como encargado del tratamiento en el aviso de privacidad, enumera las cookies relevantes con nombre, duración y finalidad, menciona las transferencias a EE. UU. y las garantías aplicadas, y enlaza la política de privacidad de Swoogo y su certificación DPF cuando proceda.

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