DocuSign

DocuSign es una plataforma de firma electrónica que permite firmar documentos digitalmente con plena validez jurídica. Los usuarios reciben un documento por correo electrónico, lo firman digitalmente y DocuSign crea una pista de auditoría a prueba de falsificaciones. Las firmas tienen validez jurídica en toda la UE conforme al Reglamento eIDAS.

Sí, las firmas de DocuSign son legalmente vinculantes en toda la UE cuando cumplen los requisitos del Reglamento eIDAS. DocuSign admite firmas electrónicas simples, avanzadas y cualificadas. Para determinados tipos de contratos, el derecho nacional prescribe tipos de firma específicos que deben verificarse en cada caso.

DocuSign ofrece infraestructura de cumplimiento del RGPD con Acuerdo de Tratamiento de Datos, Cláusulas Contractuales Tipo y residencia de datos en la UE opcional. Sin embargo, el cumplimiento del RGPD depende de la correcta configuración y uso por parte de la empresa. Informar a los firmantes sobre el tratamiento de datos es una obligación del remitente del documento.

DocuSign procesa datos personales de los firmantes como nombre y dirección de correo electrónico, datos de registros de auditoría (dirección IP, información del dispositivo, marcas de tiempo), datos biométricos opcionales para firmas avanzadas y el contenido de los documentos enviados. El contenido de los documentos puede contener datos especialmente sensibles que requieren medidas de protección adicionales.

DocuSign almacena datos de forma predeterminada en servidores de EE.UU. Para clientes empresariales europeos, DocuSign ofrece la opción de residencia de datos en la UE, por la que los datos se almacenan exclusivamente en servidores europeos. Con la configuración predeterminada, las Cláusulas Contractuales Tipo están en vigor como mecanismo de transferencia.

Sí, si utiliza DocuSign como responsable del tratamiento y DocuSign procesa datos personales por encargo, se requiere un Acuerdo de Tratamiento de Datos según el Art. 28 del RGPD. DocuSign proporciona un acuerdo estandarizado que puede suscribirse en la gestión de la cuenta. Este ya incluye Cláusulas Contractuales Tipo para transferencias de datos a EE.UU.

DocuSign admite tres tipos de firma eIDAS: la firma electrónica simple para documentos cotidianos, la firma electrónica avanzada con verificación de identidad para contratos más importantes y la firma electrónica cualificada con el mayor nivel de fuerza probatoria para documentos jurídicamente críticos. La elección depende de los requisitos legales y del perfil de riesgo del documento.

Se requiere una Evaluación de Impacto en Protección de Datos con DocuSign cuando se procesan datos especialmente sensibles como datos de salud o financieros en documentos, cuando se utiliza la verificación de firma biométrica o cuando se procesan documentos de grupos de personas en situación de vulnerabilidad. La evaluación analiza los riesgos de almacenamiento en EE.UU. y posibles violaciones de datos.