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Google Forms es la herramienta gratuita de Google para crear encuestas, formularios y cuestionarios, utilizada por millones de organizaciones para recopilar respuestas y generar leads. Los formularios se pueden integrar mediante iframe o compartir por enlace. Cuando se integran, Google deposita cookies y transfiere los datos a los servidores de Google LLC en Estados Unidos, lo que activa obligaciones del RGPD y de la Directiva ePrivacy.
Google Forms forma parte de la suite Google Workspace y permite a cualquiera crear encuestas, cuestionarios, formularios de inscripción y formularios de opinión mediante una interfaz sencilla de arrastrar y soltar. Los formularios se alojan en docs.google.com y se pueden distribuir mediante un enlace compartible, una invitación por correo electrónico o, en sitios web, integrados en una iframe. Cada respuesta se guarda en un archivo de Google Sheets vinculado o directamente en el panel de respuestas de Forms.
Cuando un formulario de Google Forms se carga en su sitio (ya sea mediante iframe o visita directa), Google deposita varias cookies en los dominios docs.google.com y google.com, entre ellas NID, CONSENT, SOCS, AEC y 1P_JAR. Además de los datos de cookies, Google recoge la dirección IP del encuestado, el user agent, el referente, la resolución de pantalla y, si el encuestado ha iniciado sesión, el identificador de la cuenta de Google. Todas las respuestas del formulario se almacenan en los servidores de Google.
Dado que se escriben cookies en el dispositivo del usuario al cargar la página, el artículo 5(3) de la Directiva ePrivacy (transpuesto en las leyes nacionales sobre cookies en toda la UE) exige un consentimiento previo, informado y libre antes de que se pueda cargar Google Forms en un contexto integrado. Google actúa como encargado del tratamiento para las respuestas del formulario bajo el DPA de Google Workspace, pero como responsable independiente para parte de la telemetría, por lo que los editores siguen siendo responsables de la transparencia y de ofrecer un rechazo tan sencillo como la aceptación.
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En la práctica, un Google Forms integrado debe bloquearse tras una plataforma de gestión del consentimiento hasta que el visitante haya consentido activamente a la categoría correspondiente (normalmente Funcional o Marketing según la clasificación adoptada). Una solución denominada de dos clics, en la que un marcador de posición explica qué supone cargar el formulario y permite al usuario aceptar explícitamente, es el patrón más habitual y se alinea con las directrices de la AEPD, la CNIL, el BfDI y otros reguladores europeos.
Los datos de Google Forms se tratan en infraestructura de Google LLC principalmente en Estados Unidos. Las transferencias se basan en las Cláusulas Contractuales Tipo del art. 46(2)(c) RGPD y en el Marco de Privacidad de Datos UE, EE. UU. cuando Google LLC está certificada en él. Los responsables del tratamiento deben realizar una Evaluación de Impacto de la Transferencia, considerar medidas suplementarias (por ejemplo, seudonimizar los campos del formulario) y documentar la base jurídica de la transferencia en su registro de actividades de tratamiento.
En concreto, incluya Google Forms en su política de cookies y registro de actividades de tratamiento, bloquee la iframe hasta obtener el consentimiento, presente un marcador de posición de dos clics, conserve el DPA de Google Workspace, realice una Evaluación de Impacto de la Transferencia y evite recoger categorías sensibles a través de Google Forms sin una condición lícita sólida del art. 9. Para casos de alto riesgo (encuestas de salud, opiniones de empleados, menores), considere alojar los formularios en una alternativa basada en la UE.
Websites using Google Forms must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Google Forms procesa las respuestas del formulario (incluidos los datos personales introducidos por las personas encuestadas), direcciones IP, huellas del navegador e identificadores de cuenta de Google cuando las personas encuestadas han iniciado sesión. Los formularios integrados heredan las cookies del dominio docs.google.com. Consideraciones clave de la EIPD: (1) las categorías de datos recogidas mediante los campos del formulario pueden incluir datos sensibles (salud, opiniones políticas, religión) según el caso de uso, requiriendo una condición lícita del art. 9 RGPD; (2) transferencia transfronteriza a Google LLC en EE. UU., a evaluar mediante una Evaluación de Impacto de la Transferencia; (3) Google actúa como encargado del tratamiento bajo el DPA de Google Workspace pero también puede tratar ciertos metadatos técnicos como responsable independiente; (4) identificadores persistentes mediante las cookies NID y CONSENT que permiten un seguimiento entre servicios en las propiedades de Google; (5) registro de la dirección IP en los análisis y envíos del formulario. Se recomienda una EIPD cuando los formularios recogen datos sensibles, se utilizan a gran escala o se dirigen a poblaciones vulnerables.
Sample consent text
Utilizamos Google Forms para recoger sus respuestas. Al cargar este formulario, Google deposita cookies en su dispositivo y puede transferir los datos del formulario y los metadatos técnicos a Google LLC en Estados Unidos. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento a través de nuestra configuración de cookies.
Third-party domains contacted
docs.google.comforms.google.comgoogle.comfonts.gstatic.comaccounts.google.comCookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| NID | Preference | 6 months | Stores user preferences (language, region, number of search results) used by Google to personalise responses across services including Google Forms. |
| CONSENT | Functional | 2 years | Records the visitor consent state for Google services and persists choices made in Google's own consent interfaces across sessions. |
| SOCS | Functional | 13 months | Stores the user's consent state for Google services, including which Google product consent dialogs the user has interacted with. |
| AEC | Security | 6 months | Ensures that requests within a browsing session are made by the user and not by other sites, mitigating cross-site request forgery on Google services. |
| 1P_JAR | Marketing | 1 month | Used by Google for advertising measurement, including aggregating site statistics on Google services and properties. |
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Sí. Cuando una iframe de Google Forms se carga en su sitio, Google escribe varias cookies en los dominios docs.google.com y google.com, incluidas NID, CONSENT, SOCS, AEC y 1P_JAR. Algunas cumplen funciones técnicas (idioma, estado del consentimiento) y otras se utilizan para la medición publicitaria de Google.
Sí. Como se depositan cookies en el dispositivo al cargar la página y se transfieren datos a Google en EE. UU., el artículo 5(3) de la Directiva ePrivacy y el artículo 6(1)(a) del RGPD exigen un consentimiento previo, informado y libre antes de cargar la iframe. Un marcador de posición de dos clics es el patrón recomendado.
Para formularios integrados que depositan cookies no esenciales y transfieren datos a EE. UU., el consentimiento del art. 6(1)(a) RGPD es la base habitual. Si el formulario es el núcleo de una relación contractual (candidatura, alta de servicio), también puede aplicarse el art. 6(1)(b) a los datos de respuesta, pero sigue siendo necesario el consentimiento para las cookies.
Las respuestas de Google Forms se almacenan en infraestructura de Google LLC, principalmente en centros de datos de EE. UU. Las transferencias se basan en las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) del art. 46(2)(c) RGPD y en el Marco de Privacidad de Datos UE, EE. UU. Es necesario realizar una Evaluación de Impacto de la Transferencia y documentar medidas suplementarias.
Se recomienda una EIPD cuando los formularios recogen categorías sensibles (salud, religión, opiniones políticas), tratan datos a gran escala, se dirigen a poblaciones vulnerables (menores, empleados) o sirven para la vigilancia sistemática. Para formularios de contacto u opinión con pocos datos personales no suele ser obligatoria, pero documentar la evaluación es una buena práctica.
Bloquee la iframe detrás de su plataforma de gestión del consentimiento, presente un marcador de posición de dos clics explicando qué supone cargar el formulario, incluya Google Forms en su política de cookies y registro de actividades de tratamiento, conserve el DPA de Google Workspace, realice una Evaluación de Impacto de la Transferencia y evite recoger datos sensibles sin una condición lícita sólida del art. 9.
Las alternativas con alojamiento en la UE incluyen Tally, Typeform (opción de residencia de datos en Europa), Formbricks, JotForm (centro de datos en la UE), LimeSurvey y SurveyMonkey EU. Reducen o eliminan el problema de transferencia a EE. UU. y suelen ofrecer DPAs alineados de serie con las expectativas europeas.
Mencione Google Forms por nombre, las categorías de cookies depositadas (funcionales, marketing), los datos recogidos (respuestas, dirección IP, metadatos del dispositivo), la relación responsable, encargado con Google LLC, el plazo de conservación (según las condiciones de Google Workspace), el país de destino (Estados Unidos), el mecanismo de transferencia (CCT, Marco de Privacidad de Datos) y un enlace a la política de privacidad de Google.