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BetterDocs es un plugin de WordPress de base de conocimiento y documentacion desarrollado por WPDeveloper que funciona como primera parte dentro de la propia instalacion de WordPress del sitio. Sus funciones opcionales de analitica, respuesta instantanea y busqueda en vivo registran las busquedas en la documentacion, las vistas de articulos y los votos de utilidad, depositan cookies en el navegador del visitante y registran consultas de busqueda que pueden constituir datos personales. Como esta capa de analitica no es esencial, el seguimiento de busqueda y analitica solo debe cargarse despues de que el visitante haya dado su consentimiento, mientras que la visualizacion sencilla de la documentacion puede permanecer sin cookies.
BetterDocs es un plugin de base de conocimiento y documentacion para WordPress desarrollado por WPDeveloper. Permite a los operadores de sitios crear un centro de ayuda con capacidad de busqueda, con articulos categorizados, un widget de respuesta instantanea y un campo de busqueda en vivo, todo ello servido como primera parte desde la propia instalacion de WordPress del sitio. La visualizacion principal de la documentacion se muestra como contenido ordinario de WordPress, mientras que las funciones opcionales anaden busqueda, analitica e informes sobre como usan los visitantes el centro de ayuda.
La visualizacion sencilla de la base de conocimiento no necesita rastrear a los visitantes, pero las funciones opcionales de analitica, respuesta instantanea y busqueda en vivo si lo hacen. Cuando estan activadas, BetterDocs registra las busquedas que el visitante escribe en la documentacion, los articulos que consulta y los votos de utilidad que emite, y almacena estas interacciones en la propia base de datos de WordPress del sitio. Para atribuir busquedas y votos y para evitar contar dos veces la misma interaccion, BetterDocs escribe cookies en el navegador del visitante. Las consultas de busqueda registradas pueden revelar que buscaba una persona y, combinadas con otros datos, pueden constituir datos personales.
Los registros de busqueda, los contadores de vistas y los votos de utilidad que recopila la analitica de BetterDocs se refieren a visitantes identificables y son, por tanto, datos personales conforme al RGPD. Escribir y leer cookies en el dispositivo del visitante para estas funciones entra dentro del articulo 5(3) de la Directiva ePrivacy, que la CNIL en Francia conforme al TDDDG, las autoridades alemanas conforme al TDDDG y la AEPD en Espana conforme a la LSSI CE aplican todas como una obligacion estricta de consentimiento previo para los rastreadores no esenciales. Como el plugin funciona como primera parte, el operador del sitio es el responsable de este tratamiento.
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Se requiere consentimiento antes de que las funciones de analitica y de seguimiento de busqueda de BetterDocs establezcan sus cookies, porque no son estrictamente necesarias para que un visitante lea la documentacion. Ese consentimiento debe ser libre, especifico, informado e inequivoco, y rechazarlo debe ser tan facil como aceptarlo. Hasta que el visitante acepte, las cookies de analitica y busqueda no deben escribirse y las consultas de busqueda no deben registrarse asociadas a un identificador. La visualizacion sencilla de la documentacion, servida sin estas cookies, no requiere consentimiento y puede seguir funcionando para cada visitante.
Por si mismo, BetterDocs mantiene sus datos dentro de la propia base de datos de WordPress del sitio, por lo que no se produce ninguna transferencia a un tercer pais. Una transferencia surge unicamente cuando el operador del sitio activa la integracion opcional de Google Analytics, que reenvia los eventos de documentacion a Google LLC, una empresa con sede en Estados Unidos. En ese caso, los datos de los visitantes europeos abandonan la infraestructura del sitio y la transferencia debe estar cubierta por las Clausulas Contractuales Tipo de la Union Europea previstas en las condiciones de tratamiento de Google, junto con una Evaluacion de Impacto de la Transferencia documentada conforme a la sentencia Schrems II. Si la integracion permanece desactivada, BetterDocs no envia datos fuera de su propio alojamiento.
Mantenga sin cookies la visualizacion sencilla de la base de conocimiento y condicione las funciones de analitica, respuesta instantanea y seguimiento de busqueda de BetterDocs a su plataforma de gestion del consentimiento, de modo que sus cookies solo se activen tras aceptar la categoria de analitica. Describa BetterDocs en su politica de cookies, incluidas las cookies que establece y su duracion, y explique que las busquedas en la documentacion se registran. Aplique el plazo de conservacion mas corto posible a los registros de busqueda y a los contadores de analitica de su base de datos de WordPress. Si activa la integracion de Google Analytics, revele la transferencia a Estados Unidos y realice una Evaluacion de Impacto de la Transferencia, y deje la integracion desactivada cuando no sea necesaria.
Websites using BetterDocs must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Una Evaluacion de Impacto relativa a la Proteccion de Datos no suele ser obligatoria para una base de conocimiento autoalojada, pero es aconsejable cuando la analitica de BetterDocs se usa a gran escala o se combina con la integracion opcional de Google Analytics. Documente las cookies que depositan las funciones de analitica y busqueda, las consultas de busqueda registradas en la base de datos de WordPress, los contadores de vistas de articulos y de votos de utilidad, el plazo de conservacion de estos registros y, cuando la integracion de Google Analytics este activada, la transferencia de los eventos de documentacion a Estados Unidos. Configure BetterDocs para que las cookies de analitica solo se carguen tras el consentimiento y mantenga la visualizacion sencilla de la documentacion sin cookies.
Sample consent text
Utilizamos BetterDocs, un plugin de base de conocimiento, para ayudarle a buscar en nuestra documentacion. Cuando acepta, BetterDocs almacena cookies en su dispositivo y registra sus busquedas, vistas de articulos y votos de utilidad para mejorar nuestro contenido de ayuda. Si nuestra integracion de Google Analytics esta activa, estos datos tambien pueden enviarse a Google en Estados Unidos sobre la base de las Clausulas Contractuales Tipo de la Union Europea. La documentacion sencilla se muestra sin estas cookies.
Cookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| betterdocs_analytics | HTTP cookie (first party) | Session | Set by the BetterDocs Analytics feature to attribute documentation searches and article views to a single visit and to avoid counting the same view more than once. |
| betterdocs_reactions | HTTP cookie (first party) | 12 months | Records which articles a visitor has already rated through the helpfulness vote so that BetterDocs does not count duplicate votes from the same browser. |
| betterdocs_search_history | localStorage | Persistent (until cleared) | Stores recent documentation search terms in the browser to power the instant answer and live search experience of the knowledge base. |
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Cuando sus funciones de analitica, respuesta instantanea o busqueda en vivo estan activadas, BetterDocs escribe cookies de primera parte para atribuir las busquedas en la documentacion y las vistas de articulos y para evitar contar dos veces el mismo voto de utilidad, y puede conservar los terminos de busqueda recientes en el almacenamiento del navegador. La visualizacion sencilla de la base de conocimiento, sin estas funciones, no establece cookies de seguimiento.
Si, cuando las funciones de analitica o de seguimiento de busqueda estan activadas. Escriben cookies no esenciales y registran consultas de busqueda, por lo que, segun las normas de ePrivacy, debe obtener el consentimiento previo antes de que esas funciones se ejecuten. La visualizacion sencilla de la documentacion, servida sin estas cookies, no requiere consentimiento.
Cuando la analitica o el seguimiento de busqueda esta activo, la unica base valida es el consentimiento conforme al articulo 6(1)(a) del RGPD, junto con el requisito de consentimiento previo del articulo 5(3) de la Directiva ePrivacy. El interes legitimo no puede amparar estas cookies no esenciales. La visualizacion sencilla de la documentacion puede basarse en el interes legitimo porque no establece cookies de seguimiento.
No por si mismo. Como plugin autoalojado, BetterDocs mantiene sus datos en su propia base de datos de WordPress. Una transferencia a Estados Unidos surge solo si activa la integracion opcional de Google Analytics, que envia los eventos de documentacion a Google. En ese caso necesita las Clausulas Contractuales Tipo de la Union Europea y una Evaluacion de Impacto de la Transferencia.
Una Evaluacion de Impacto relativa a la Proteccion de Datos no suele ser obligatoria para una base de conocimiento autoalojada, pero es aconsejable cuando la analitica de BetterDocs se usa a gran escala o se combina con la integracion de Google Analytics. Evalue las cookies, las consultas de busqueda registradas, los contadores de vistas y votos y, cuando proceda, la transferencia a Estados Unidos.
Mantenga la documentacion sencilla sin cookies y cargue las funciones de analitica, respuesta instantanea y seguimiento de busqueda solo a traves de su plataforma de gestion del consentimiento, tras aceptar la categoria de analitica. Describa BetterDocs en su politica de cookies, aplique un plazo de conservacion corto a los registros de busqueda y, si usa la integracion de Google Analytics, documente la transferencia a Estados Unidos.
Entre las alternativas se incluyen Heroic Knowledge Base, weDocs, Echo Knowledge Base, Documentor y herramientas alojadas como HelpScout Docs o Document360. Cada una plantea sus propias cuestiones de cookies, consentimiento y transferencia, asi que compruebe si son autoalojadas o en la nube y revise sus condiciones de tratamiento de datos antes de suponer que alguna es mas respetuosa con la privacidad.
Anada una entrada que nombre BetterDocs, enumere las cookies de analitica y busqueda con su duracion, explique que se registran las busquedas en la documentacion, las vistas de articulos y los votos de utilidad, e indique que ningun dato sale de su alojamiento salvo que la integracion de Google Analytics este activada. Si lo esta, revele la transferencia a Estados Unidos y su garantia.
