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Asana ist eine cloudbasierte Projektmanagement- und Arbeitskooperationsplattform von Asana Inc. (USA). Sie ermöglicht Teams die Verwaltung von Aufgaben, Projekten, Portfolios, Zielen und Workflows. Die Plattform verarbeitet personenbezogene Daten wie Nutzerprofile, Aufgabenzuweisungen, Kommentare und Dateianhänge und überträgt Daten international über US-basierte Infrastruktur, was eine DSGVO-Konformität durch den Auftragsverarbeitungsvertrag von Asana erfordert.
Asana ist ein SaaS für Work Management, der seit 2008 von Asana Inc. betrieben wird. Er bietet Aufgabenverwaltung, Projekte, Portfolios, Ziele, Workflows, Formulare, Zeiterfassung und die generativen Asana Intelligence Funktionen auf Basis von OpenAI und Anthropic. EU Kunden interagieren typischerweise über asana.com und über API Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Drive und anderen. Der Enterprise Plan bietet SAML SSO, SCIM Provisionierung, Audit Logs und optional die EU Datenresidenz.
In der Asana Webanwendung erhalten angemeldete Nutzer die Cookies asana_session_id (Sitzung), asana_user_id (Kennung), __cf_bm (Cloudflare Bot Management) und mehrere CSRF Cookies. Auf der Marketingseite asana.com werden Google Analytics 4, LinkedIn Insight Tag, Marketo und Vidyard geladen, die eigene Cookies setzen und einwilligungspflichtig sind. Wenn ein Publisher ein öffentliches Asana Formular einbettet, ist die Seite tatsächlich ein iFrame zu asana.com, der dieselben Cookies bereits vor jeder Einwilligung setzt; somit greift §25 TTDSG (Umsetzung Art. 5(3) ePrivacy).
Für die interne Nutzung ist die Rechtsgrundlage das Beschäftigungsverhältnis und das berechtigte Interesse des Verantwortlichen am Betrieb seines Work Management Systems. Für externe Gäste, die zu Projekten eingeladen werden, gilt Vertragserfüllung oder Anbahnung. Der Asana AVV ist über Verweis Bestandteil des Hauptvertrags und enthält die EU SCC (Modul 3 Auftragsverarbeiter Unterauftragsverarbeiter). Kunden, die Asana Intelligence nutzen, müssen einen zusätzlichen Anhang zu generativer KI akzeptieren.
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Asana Inc. ist seit dem 4. Oktober 2023 unter dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert. Standardmäßig werden Workspace Daten auf AWS US East (Virginia) und US West (Oregon) gehostet. Die seit 2023 verfügbare EU Datenresidenz Option im Enterprise Plan fixiert den Workspace Inhalt auf AWS Frankfurt. Betriebs Telemetrie, Missbrauchserkennung, Abrechnung und Asana Intelligence Inferenz werden weiterhin in den USA verarbeitet, auch mit EU Option. Das Asana Trust Center veröffentlicht die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter (AWS, Google, OpenAI, Anthropic, Twilio, Salesforce).
Schließen Sie den Asana AVV ab und aktivieren Sie die EU Datenresidenz für sensible Projekte. Deaktivieren Sie Asana Intelligence auf Workspaces mit besonderen Datenkategorien (HR, Recht, Gesundheit). Beschränken Sie Gastzugriffe per SAML SSO und Conditional Access. Dokumentieren Sie Asana und seine Unterauftragsverarbeiter im Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) und in der Datenschutzerklärung. Führen Sie eine DSFA durch, wenn Asana Intelligence Mitarbeitende bewertet oder Entscheidungen mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft. Aktualisieren Sie die TIA jährlich.
Direkte Alternativen sind Monday.com (Israel), ClickUp (USA), Notion (USA), Trello (Atlassian), Wrike (USA, Citrix), Jira (Atlassian). Souveräne EU Alternativen sind Stackfield (Deutschland), Tem.io (Frankreich), Plane (Indien, EU Hosting) sowie die Open Source Tools Vikunja, OpenProject und Taiga.
Websites using Asana must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Eine DSFA wird für Asana-Deployments empfohlen, insbesondere wenn die Plattform organisationsweit für Projekte mit personenbezogenen Daten genutzt wird. Zu bewertende Bereiche: Umfang der in Aufgaben, Kommentaren und Anhängen gespeicherten personenbezogenen Daten, internationale Datentransfers in US-AWS-Infrastruktur, Drittanbieter-Integrationen (Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce) und die Nutzung von Asana-Formularen auf öffentlich zugänglichen Seiten.
Sample consent text
Unser Team nutzt Asana, eine Plattform für Work Management der Asana Inc. in den USA, um seine Arbeit zu planen und zu verfolgen. Wir haben den Asana Hauptvertrag inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnet. Im Enterprise Plan aktivieren wir die EU Datenresidenz, sodass der Workspace Inhalt in Frankfurt verbleibt; andernfalls werden die Daten in den USA auf Grundlage des EU US Data Privacy Framework und der EU Standardvertragsklauseln verarbeitet. Wenn Sie uns über ein freigegebenes Asana Formular oder Projekt kontaktieren, werden Ihre Daten unter diesen Garantien verarbeitet. Sie können Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung jederzeit ausüben.
Third-party domains contacted
app.asana.comapi.asana.comform.asana.comcdn.asana.comassets.asana.bizapi.amplitude.comCookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| asana_session | authentication | Session | Maintains the authenticated user session for the Asana web application. |
| xsrf_token | security | Session | CSRF protection token preventing cross site request forgery attacks on form submissions and API calls. |
| asana_feature_flags | functionality | 1 year | Stores feature flag assignments for A/B testing and gradual feature rollouts. |
| amp_device_id | analytics | 1 year | Amplitude analytics device identifier tracking product usage patterns across sessions. |
| ajs_anonymous_id | analytics | 1 year | Segment analytics anonymous identifier used for tracking user journeys before and after authentication. |
| asana_prefs | functionality | 1 year | Stores user interface preferences including sidebar state, view mode, and notification settings. |
Dieser Dienst erhebt möglicherweise Nutzerdaten. Stellen Sie die DSGVO-Konformität mit FlowConsent sicher.
Asana setzt Session-Authentifizierungstoken, CSRF-Schutz-Cookies, Feature-Flag-Cookies für A/B-Tests und Analyse-Cookies. Wenn Asana-Formulare auf Ihrer Website eingebettet sind, können Cookies von app.asana.com im Browser der Besucher gesetzt werden.
Für die interne Nutzung durch Teammitglieder ist in der Regel keine Cookie-Einwilligung erforderlich. Wenn Asana-Formulare auf einer öffentlichen Website eingebettet werden und Cookies von asana.com im Browser externer Besucher setzen, muss vor der Aktivierung eine Einwilligung eingeholt werden.
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Datenverarbeitung von Mitarbeitern im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für Asana-Formulare auf öffentlichen Websites, die Daten externer Nutzer erheben.
Ja. Asana Inc. ist ein US-amerikanisches Unternehmen und die Daten werden primär auf AWS-Servern in den USA gehostet. Asana bietet SCCs in seinem AVV und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework akkreditiert. Enterprise-Kunden können EU-Datenspeicherung in AWS Frankfurt aktivieren.
Eine DSFA wird empfohlen, wenn Asana in großem Umfang für Projekte mit personenbezogenen Daten genutzt wird, insbesondere für HR-Prozesse, Kundenverwaltung oder wenn Aufgaben und Kommentare umfangreiche personenbezogene Daten enthalten.
Unterzeichnen Sie den AVV von Asana. Aktivieren Sie EU-Datenspeicherung für Enterprise-Pläne. Konfigurieren Sie Zugriffskontrollen. Binden Sie Cookie-Einwilligung für Seiten mit Asana-Formularen ein. Dokumentieren Sie Asana in Ihrem VVT und schulen Sie Teammitglieder zur Datensparsamkeit.
EU-ansässige oder datenschutzfreundlichere Projektmanagement-Alternativen sind Basecamp (mit EU-Hosting-Option), Notion (mit EU-Datenspeicherung), Linear und selbst gehostete Lösungen wie Plane oder GitLab.
Listen Sie Asana in Ihrer Cookie-Richtlinie auf, wenn Asana-Formulare auf Ihrer Website eingebettet sind. Beschreiben Sie den Zweck der Cookies, ihre Lebensdauer und dass Daten an Asana Inc. in den USA übertragen werden. Fügen Sie einen Link zum AVV und zur Datenschutzrichtlinie von Asana hinzu.