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Workday es una plataforma cloud estadounidense de gestion del capital humano y finanzas usada por grandes organizaciones. La aplicacion es un backend empresarial que almacena datos de empleados y financieros, mientras que su sitio web publico instala cookies funcionales, de analitica y de marketing. Comprender ambos niveles es clave para un consentimiento y una documentacion correctos.
Workday es una suite cloud empresarial para la gestion del capital humano y las finanzas, usada por grandes empleadores para nomina, seleccion, desempeno y contabilidad. Es ante todo un backend entre empresas que custodia datos sensibles de empleados y finanzas por cuenta de la organizacion cliente. Su sitio de marketing publico es un asunto distinto y se comporta como cualquier sitio corporativo.
Dentro de la aplicacion, Workday trata datos personales detallados como nombres, identificadores, retribucion e informacion de desempeno. En el sitio publico, Workday instala cookies funcionales estrictamente necesarias para sesiones y balanceo de carga, ademas de cookies de analitica y marketing. Los dos contextos conllevan expectativas de privacidad muy distintas y deben documentarse por separado.
Para la aplicacion de RRHH y finanzas, el empleador es responsable y Workday actua como encargado mediante un contrato de tratamiento, siendo el contrato la base legal habitual. Para el sitio publico se aplica la regla ePrivacy sobre almacenar informacion en el navegador, por lo que las cookies de analitica y marketing exigen consentimiento previo. Las cookies funcionales estrictamente necesarias estan exentas.
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En el sitio, un banner debe bloquear las cookies de analitica y marketing hasta que el visitante acepte y respetar la retirada posterior. En la aplicacion, la licitud se apoya en la relacion laboral y el contrato de encargo, no en el consentimiento de cookies. Esta separacion evita tratar los datos de empleados como si dependieran del consentimiento del sitio.
Workday tiene su sede en Estados Unidos y puede tratar alli los datos de clientes salvo que se contrate un centro de datos en la UE. Las transferencias fuera del EEE se apoyan en las Clausulas Contractuales Tipo junto con medidas complementarias cuando sea necesario. Las organizaciones con datos sensibles de RRHH deben confirmar la region de alojamiento contratada y documentar el mecanismo de transferencia.
Firme y conserve un contrato de tratamiento, confirme la region de alojamiento y mantenga un registro de actividades para la aplicacion. Para el sitio, despliegue un banner conforme, categorice cada cookie y mantenga al dia su politica de cookies. Revise periodicamente los controles de acceso y los plazos de conservacion para proteger los datos de empleados.
Websites using Workday must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Suele justificarse una evaluacion de impacto porque la aplicacion trata datos personales a gran escala que pueden incluir categorias sensibles. Los puntos a evaluar son (1) el volumen y la sensibilidad de los datos de empleados y financieros del sistema; (2) la base legal de cada tratamiento, normalmente contrato e interes legitimo para la administracion de RRHH; (3) las transferencias a Estados Unidos y la idoneidad de las Clausulas Contractuales Tipo con medidas complementarias; (4) los controles de acceso, los permisos por rol y los registros de auditoria; y (5) para el sitio publico, la cuestion aparte de las cookies de analitica y marketing y la captura del consentimiento antes de cargarlas.
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| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| JSESSIONID | Functional | Session | Maintains the authenticated user session within the application and website. |
| wd-lb | Functional | Session | Load balancing cookie that routes requests to the correct server for stability. |
| _ga | Analytics | 2 years | Measures visits and usage on the public website to improve content and performance. |
| _gcl_au | Marketing | 3 months | Supports advertising and conversion measurement on the public marketing website. |
Workday instala cookies de seguimiento con fines publicitarios — cumple el RGPD con FlowConsent.
En su sitio publico Workday instala cookies funcionales estrictamente necesarias para sesiones y balanceo de carga, ademas de cookies de analitica y marketing. Dentro de la aplicacion, las cookies son sobre todo funcionales y dan soporte a las sesiones autenticadas. Las cookies de analitica y marketing son las que requieren atencion para el consentimiento.
Se requiere consentimiento en el sitio publico antes de cargar las cookies de analitica y marketing, ya que no son estrictamente necesarias. La aplicacion de RRHH y finanzas no depende del consentimiento de cookies; se rige por la relacion laboral y un contrato de encargo. Las cookies funcionales estrictamente necesarias no necesitan consentimiento.
Para la aplicacion, la base legal habitual es el contrato segun el articulo 6(1)(b) del RGPD, con interes legitimo para algunas funciones administrativas. Para las cookies de analitica y marketing del sitio la base es el consentimiento segun el articulo 6(1)(a) y el articulo 5(3) de ePrivacy. El empleador sigue siendo responsable de los datos de RRHH mientras Workday actua como encargado.
Si, Workday es una empresa estadounidense y puede tratar alli los datos de clientes salvo que se contrate un centro de datos en la UE. Esas transferencias se apoyan en las Clausulas Contractuales Tipo con medidas complementarias cuando proceda. Las organizaciones deben confirmar su region de alojamiento contratada y documentar el mecanismo de transferencia.
Suele ser aconsejable una EIPD porque la aplicacion trata datos de empleados y financieros a gran escala que pueden incluir categorias sensibles. La evaluacion debe cubrir la base legal, los controles de acceso, la conservacion y las transferencias a Estados Unidos. Las cookies del sitio publico deben evaluarse por separado como un tratamiento de menor riesgo.
Firme un contrato de tratamiento, confirme la region de alojamiento y mantenga un registro de actividades para la aplicacion. Aplique acceso por roles, conservacion razonable y registros de auditoria para proteger los datos de empleados. En el sitio, despliegue un banner que bloquee las cookies de analitica y marketing hasta que el visitante acepte.
Entre las alternativas estan otras suites de gestion de RRHH y finanzas como SAP SuccessFactors, Oracle Fusion y diversos proveedores regionales. Algunas ofrecen alojamiento en la UE que puede simplificar las cuestiones de transferencia. La eleccion correcta depende de la escala, las necesidades de integracion y sus requisitos de residencia de datos.
Enumere cada cookie del sitio con su nombre, tipo, duracion y finalidad, separando las estrictamente necesarias de las de analitica y marketing. Indique que las cookies de analitica y marketing solo se cargan tras el consentimiento y que es posible retirarlo. Revise la politica cuando Workday cambie sus herramientas del sitio o su conjunto de cookies.