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Hubilo

Hubilo es una plataforma de eventos virtuales e híbridos para webinars, conferencias y ferias. Gestiona el registro, la retransmisión en vivo, el chat, las encuestas, el matchmaking con IA y la analítica de asistencia. Hubilo Inc. esta constituida en EE. UU., con ingeniería en India y hosting UE opcional en planes empresariales.

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Presentación

¿Qué hace Hubilo?

Que es Hubilo

Hubilo es una plataforma de eventos virtuales e híbridos lanzada en 2015, con sede en San Francisco e ingeniería en Bengaluru (India). Aloja webinars, summits, ferias y town halls internos: páginas de registro, retransmision en vivo, chat y encuestas en tiempo real, matchmaking con IA, salas de networking, stands de patrocinadores y analítica post evento. Las marcas europeas usan Hubilo a menudo para webinars medianos y kick offs de partners.

Datos y cookies recogidos

Hubilo recoge datos de registro (nombre, email, organización, cargo, campos personalizados), actividad de sesión (acceso, tiempo, encuestas, chats, descargas), interacciones de networking, escaneos de leads por patrocinadores, grabaciones de audio video opcionales y la dirección IP. La aplicación web instala cookies de sesión (hubilo_session, csrf), integra Mixpanel y Google Analytics 4 y usa WebRTC para audio video en directo.

Implicaciones RGPD y ePrivacy

El tratamiento es multicapa. El registro y la participación se apoyan en el artículo 6(1)(b) RGPD contrato. La analítica de comportamiento y el lead scoring requieren consentimiento (6(1)(a)). La grabación de video exige información específica y una opción clara de mantener la cámara apagada. El matchmaking con IA introduce perfilado y puede entrar en el ámbito de la Ley de IA según el anexo III.

Consentimiento e información

Use el formulario de registro de Hubilo para recoger consentimiento explícito para analítica de marketing, compartir leads con patrocinadores y grabación. Muestre una nota clara al inicio de cada sesión indicando que se graban audio, video y chat cuando aplique. Condicione cualquier capa analítica adicional a su CMP.

Residencia y transferencias

Alojamiento por defecto en AWS US East con acceso de ingeniería desde India. Los contratos empresariales UE pueden solicitar AWS Frankfurt o Dublín. Aun con hosting UE, soporte, Mixpanel y HubSpot siguen en EE. UU. Hubilo firma CCT y esta certificado en el DPF UE EE. UU. Un Transfer Impact Assessment documentado es recomendable para eventos sensibles.

Pasos prácticos para cumplir

Negocie el alojamiento UE en el MSA de Hubilo, firme el DPA y las CCT, configure consentimiento granular en el registro (analítica, marketing, grabación, compartir con patrocinadores), muestre el aviso de grabación, documente a Hubilo y sus subencargados en el registro, realice una EIPD que cubra el matchmaking con IA y referencie Hubilo y sus subencargados en la política de privacidad del evento.

Cumplimiento

Hubilo y el RGPD

Hubilo está clasificado como «Marketing». En un sitio dirigido a visitantes europeos, solo debe cargarse después del consentimiento del visitante y debe figurar en su política de cookies.

Base jurídica: Mixed: contractual basis (Art. 6(1)(b) GDPR) for attendees who register and accept terms; consent (Art. 6(1)(a)) for marketing analytics, lead scoring, profile enrichment and any cross event audience building. Recording of speaker and attendee video falls under Art. 6(1)(a) plus specific notice.
Nivel de riesgo: high
Normativa aplicable: GDPR, ePrivacy Directive (Cookie Law), CCPA, LGPD, DGA, AI Act (for AI matchmaking features)

Evaluación de impacto (EIPD)

Los eventos Hubilo incluyen grabación de video y audio de ponentes y asistentes, matchmaking con IA, captura de leads y combinación con el CRM del organizador. Se recomienda firmemente una EIPD, en especial para audiencias UE, sectores sensibles (salud, finanzas) o analíticas cross evento. Documente flujos de subencargados y retención de grabaciones.

Texto de ejemplo para su banner

Este evento usa Hubilo, plataforma de eventos virtuales operada por Hubilo Inc. (EE. UU.). Hubilo trata sus datos de registro, su actividad durante el evento (sesiones, chat, encuestas, networking) y puede grabar las sesiones. Por favor, confirme su consentimiento para participar.

Cookies y rastreadores

Lo que Hubilo instala y contacta

Método de seguimiento: Virtual and hybrid events SaaS used by organisers to host webinars, conferences and trade shows; web client and mobile apps connect to hubilo.com APIs to handle registration, livestream playback, chat, polls, networking, lead capture and attendee analytics; sets first party cookies and uses WebRTC for live video.
Ubicación de los servidores: United States and India (Hubilo Inc. is US incorporated with engineering in Bengaluru, India). Production runs on AWS US East and AWS Mumbai with a multi region option for European customers (AWS Frankfurt or Ireland on enterprise plans). Customer support and CRM tooling are US based.
Transferencia de datos fuera de la UE: By default Hubilo processes data on AWS US East. EU based event organisers can request the AWS Frankfurt or Dublin region on enterprise contracts. Even with EU residency, customer support, analytics tooling and AppLovin or HubSpot integrations remain in the United States. Hubilo signs SCCs and lists sub processors in its DPA.

Cookies instaladas (5)

Nombre	Tipo	Duración	Finalidad
hubilo_session	Strictly necessary (authentication)	Session	Maintains the authenticated attendee session inside the Hubilo event
csrf	Strictly necessary (CSRF)	Session	CSRF token for authenticated requests
mp_*_mixpanel	Analytics (Mixpanel)	1 year	Product analytics events for attendee behaviour tracking
_ga	Analytics (Google Analytics 4)	13 months	Google Analytics visitor identifier on the Hubilo marketing site
hubspotutk	Marketing (HubSpot CRM)	13 months	HubSpot identifier used to track event registrations across forms

Dominios de terceros contactados (5)

hubilo.com
app.hubilo.com
api.hubilo.com
cdn.hubilo.com
live.hubilo.com

Preguntas

Preguntas frecuentes sobre Hubilo

¿No encuentra su pregunta? Escríbanos, respondemos rápido.

Escríbanos

¿Qué cookies instala Hubilo?

Hubilo instala cookies first party de sesión y CSRF para autenticación, mas Mixpanel y GA para analítica de comportamiento y HubSpot para seguimiento CRM. El sitio de marketing y la app de evento cargan stacks ligeramente distintos.

¿Es necesario consentimiento?

Las cookies estrictamente necesarias de autenticación están exentas. Las cookies analíticas, de marketing y de compartir leads requieren consentimiento. Grabación, matchmaking con IA y captura de leads de patrocinadores necesitan opt in propio en el registro.

¿Cuál es la base jurídica?

Registro y participación: artículo 6(1)(b) RGPD contrato. Analítica comportamental y lead scoring: 6(1)(a) consentimiento. Compartir leads con patrocinadores: 6(1)(a) consentimiento explícito. Grabación: 6(1)(a) mas aviso específico al inicio de la sesión.

¿Transfiere Hubilo datos fuera de la UE?

Por defecto si. Hubilo corre en AWS US East con acceso de ingeniería desde India. Los clientes empresariales UE pueden fijar el almacenamiento en AWS Frankfurt o Dublín. Soporte, Mixpanel y HubSpot siguen en EE. UU. CCT y DPF UE EE. UU. están en vigor.

¿Necesito una EIPD para Hubilo?

Si para la mayoría de eventos empresariales. Grabación de audio y video, matchmaking con IA, perfilado de asistentes y reparto de leads acumulan factores de alto riesgo. La EIPD debe cubrir Hubilo y sus subencargados (AWS, Mixpanel, HubSpot, soporte).

¿Cómo implementar Hubilo de forma conforme?

Negocia el alojamiento UE, firma el DPA de Hubilo y CCT, recoge consentimiento granular en el registro, muestra aviso de grabación, documenta a Hubilo y subencargados en el registro, realiza una EIPD y expon el flujo en la política de privacidad del evento.

¿Qué alternativas existen?

Bevy / Tribe by Discord (EE. UU.), Brella (Finlandia/UE), Swapcard (Francia/UE), Bizzabo (Israel/EE. UU.), GoTo Webinar (EE. UU.), Welcome (EE. UU.), Vimeo Events (EE. UU.). Las plataformas UE reducen el riesgo de transferencia.

¿Cómo actualizo la política de cookies?

Indica a Hubilo y sus subencargados en la política de privacidad del evento, lista las cookies (hubilo_session, mp_*_mixpanel, _ga, hubspotutk), nombra a Hubilo Inc. como encargado y enlaza a su política de privacidad y DPA.

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