Google Forms

Qué es Google Forms y cómo funciona

Google Forms forma parte de la suite Google Workspace y permite a cualquiera crear encuestas, cuestionarios, formularios de inscripción y formularios de opinión mediante una interfaz sencilla de arrastrar y soltar. Los formularios se alojan en docs.google.com y se pueden distribuir mediante un enlace compartible, una invitación por correo electrónico o, en sitios web, integrados en una iframe. Cada respuesta se guarda en un archivo de Google Sheets vinculado o directamente en el panel de respuestas de Forms.

Qué datos y cookies recoge Google Forms

Cuando un formulario de Google Forms se carga en su sitio (ya sea mediante iframe o visita directa), Google deposita varias cookies en los dominios docs.google.com y google.com, entre ellas NID, CONSENT, SOCS, AEC y 1P_JAR. Además de los datos de cookies, Google recoge la dirección IP del encuestado, el user agent, el referente, la resolución de pantalla y, si el encuestado ha iniciado sesión, el identificador de la cuenta de Google. Todas las respuestas del formulario se almacenan en los servidores de Google.

Implicaciones del RGPD y la Directiva ePrivacy

Dado que se escriben cookies en el dispositivo del usuario al cargar la página, el artículo 5(3) de la Directiva ePrivacy (transpuesto en las leyes nacionales sobre cookies en toda la UE) exige un consentimiento previo, informado y libre antes de que se pueda cargar Google Forms en un contexto integrado. Google actúa como encargado del tratamiento para las respuestas del formulario bajo el DPA de Google Workspace, pero como responsable independiente para parte de la telemetría, por lo que los editores siguen siendo responsables de la transparencia y de ofrecer un rechazo tan sencillo como la aceptación.

Requisitos de consentimiento antes de la carga

En la práctica, un Google Forms integrado debe bloquearse tras una plataforma de gestión del consentimiento hasta que el visitante haya consentido activamente a la categoría correspondiente (normalmente Funcional o Marketing según la clasificación adoptada). Una solución denominada de dos clics, en la que un marcador de posición explica qué supone cargar el formulario y permite al usuario aceptar explícitamente, es el patrón más habitual y se alinea con las directrices de la AEPD, la CNIL, el BfDI y otros reguladores europeos.

Transferencias de datos a Estados Unidos

Los datos de Google Forms se tratan en infraestructura de Google LLC principalmente en Estados Unidos. Las transferencias se basan en las Cláusulas Contractuales Tipo del art. 46(2)(c) RGPD y en el Marco de Privacidad de Datos UE, EE. UU. cuando Google LLC está certificada en él. Los responsables del tratamiento deben realizar una Evaluación de Impacto de la Transferencia, considerar medidas suplementarias (por ejemplo, seudonimizar los campos del formulario) y documentar la base jurídica de la transferencia en su registro de actividades de tratamiento.

Pasos prácticos de cumplimiento

En concreto, incluya Google Forms en su política de cookies y registro de actividades de tratamiento, bloquee la iframe hasta obtener el consentimiento, presente un marcador de posición de dos clics, conserve el DPA de Google Workspace, realice una Evaluación de Impacto de la Transferencia y evite recoger categorías sensibles a través de Google Forms sin una condición lícita sólida del art. 9. Para casos de alto riesgo (encuestas de salud, opiniones de empleados, menores), considere alojar los formularios en una alternativa basada en la UE.