ClickUp

Que es ClickUp

ClickUp es una plataforma SaaS de productividad y gestión de proyectos operada por Mango Technologies, Inc. (San Diego, California). Fundada en 2017 por Zeb Evans, ha crecido hasta convertirse en una de las mayores herramientas all in one de productividad, usada por decenas de miles de organizaciones para tareas, docs, sprints, objetivos, OKRs, time tracking, chat y dashboards. ClickUp se entrega como aplicación web y móvil alojada con clientes iOS, Android y desktop. En un sitio publico, ClickUp aparece como SaaS interno usado por empleados o como formularios embebidos, dashboards públicos y enlaces de compartir que exponen contenido a audiencias externas.

Uso laboral frente a uso publico

En uso laboral interno, ClickUp procesa datos personales de empleados: nombre, email de trabajo, foto de perfil, IP, horas de inicio de sesión, contenido de tareas (títulos, descripciones, comentarios, adjuntos), time tracking, menciones, campos personalizados y cualquier dato que los empleados añadan. El operador es el responsable, ClickUp es el encargado. En uso publico (ClickUp Forms embebido en una página de marketing, dashboards públicos compartidos por enlace), ClickUp carga scripts y coloca cookies en el dominio clickup.com, además de registrar eventos de envio.

Implicaciones RGPD y ePrivacy

En uso laboral, el operador trata los datos de empleados bajo el RGPD con la base jurídica que dependa de la actividad (necesidad contractual para la prestación del servicio, interés legítimo para seguridad y auditoría). ClickUp actúa como encargado bajo su DPA. Para formularios o dashboards embebidos en páginas públicas, el artículo 5(3) de ePrivacy exige consentimiento antes de cargar los scripts y cookies de ClickUp. El envio de un ClickUp Form por un visitante de la web es su propia actividad de tratamiento con su propia base jurídica (típicamente consentimiento para formularios de marketing, necesidad contractual para solicitudes de soporte).

Residencia US y evaluación de transferencias

ClickUp procesa los datos de clientes en AWS en Estados Unidos. No hay opción de residencia solo UE en 2025. ClickUp se autocertifica bajo el EU US Data Privacy Framework y ofrece CCT. Los operadores europeos deben realizar una Evaluación de Impacto de la Transferencia centrada en la exposición al CLOUD Act US y al FISA 702, documentar mitigaciones (cifrado en reposo, MFA, RBAC, acceso admin limitado, logs de auditoría) y valorar si el riesgo residual es aceptable para su sector. Los despliegues en sector publico y sanidad deben evaluar alternativas en la UE.

Integraciones y flujos de datos

ClickUp se integra con Slack, Microsoft Teams, Google Drive, OneDrive, GitHub, GitLab, Jira, Figma, Salesforce, HubSpot, Zapier y muchas otras. Cada integración crea un flujo de datos adicional que debe documentarse en el registro de tratamientos. Los operadores deben revisar que integraciones están habilitadas, si propagan datos personales, cual es la residencia del socio y si la base de consentimiento o contrato de ClickUp se extiende al socio.

Pasos prácticos

Firmar el DPA y las CCT de ClickUp. Documentar ClickUp como encargado en el registro de tratamientos listando categorías de datos, retención, integraciones y mecanismo de transferencia US. Realizar una Evaluación de Impacto de la Transferencia con mitigaciones documentadas. Para formularios o dashboards embebidos en páginas públicas, restringirlos tras una CMP y listar las cookies de clickup.com en la política de cookies. Informar a los empleados sobre el uso de ClickUp en la política de privacidad laboral y consultar al comité de empresa cuando corresponda. Para contextos muy sensibles, evaluar alternativas europeas.