Vioma

Qué es Vioma y cómo funciona

Vioma GmbH, con sede en Friburgo de Brisgovia, desarrolla software de reservas y distribución para la hostelería, incluyendo motor de reservas (IBE), channel manager, CMS hotelero y herramientas de email marketing. Los hoteles integran el widget Vioma en su web para que los visitantes consulten disponibilidad, configuren habitaciones y tarifas y completen reservas. El widget carga JavaScript desde dominios Vioma, conserva el contexto en cookies first party y envía datos de reserva a servidores Vioma en Alemania. Las implementaciones en sitios dirigidos a viajeros UE entran en el ámbito del RGPD, la directiva ePrivacy y el TTDSG alemán.

Datos y cookies recogidos

Vioma suele depositar cookies first party en el dominio del hotel para mantener la sesión, almacenar la búsqueda actual (fechas, huéspedes, tipo de habitación) y recordar idioma y divisa. Procesa datos del formulario como nombre, email, teléfono, dirección de facturación, peticiones especiales y tokens de pago enviados al PSP. Los logs del servidor recogen IP, user agent y marcas temporales para prevención de fraude y diagnóstico. Módulos opcionales de analítica y marketing pueden enviar eventos a GA4, Meta u otros sistemas elegidos por el hotel.

RGPD y ePrivacy

Cuando el motor procesa una reserva iniciada por el visitante, los datos del huésped y las cookies estrictamente necesarias pueden apoyarse en la ejecución del contrato (art. 6(1)(b) RGPD) y la excepción de necesidad estricta del art. 5(3) ePrivacy. La analítica, las pruebas A/B, el retargeting y el seguimiento entre sitios sobre Vioma exigen consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco de los visitantes UE y británicos. Los hoteles alemanes deben además cumplir el § 25 TTDSG, supervisado por las autoridades de los Länder.

Transferencias y subencargados

El núcleo Vioma corre en Alemania, por lo que los datos de reserva permanecen en el EEE. Sin embargo, los hoteles suelen integrar PSP, canales OTA y herramientas analíticas que pueden transferir datos fuera del EEE. Cada integración debe revisarse: PSP como Adyen o Stripe usan cláusulas contractuales tipo, los OTA alojan en múltiples jurisdicciones, Google Analytics implica transferencia a EE. UU. bajo el Marco UE EE. UU. de Privacidad de Datos. Documente cada subencargado y realice una evaluación de impacto de transferencia para los flujos fuera del EEE.

Consentimiento y deberes del hotel

Los hoteles que usan Vioma actúan como responsables de los datos del huésped y deben publicar una política de privacidad clara que cubra reserva, marketing y analítica. Configure el banner para que el motor de reservas cargue cuando el usuario inicia una reserva, mientras los scripts de analítica y publicidad permanecen bloqueados hasta el consentimiento. Actualice el contrato de encargo con Vioma, lístelo como encargado y revise la cadena de subencargados. Aplique plazos de conservación según la fiscalidad y la tasa turística, con minimización para los perfiles de marketing.

Pasos prácticos de cumplimiento

Firme un contrato escrito de encargo con Vioma y obtenga la lista actualizada de subencargados. Mapee el flujo desde el widget hacia Vioma, PMS, channel manager, PSP y herramientas analíticas o de marketing. Configure la CMP para que las categorías opcionales estén desactivadas por defecto y solo se activen tras consentimiento explícito. Documente conservación de perfiles, consentimientos de marketing y registros de auditoría. Forme a recepción en derechos de las personas y revise la auditoría de cookies y la EIPD al menos una vez al año y tras cada actualización mayor de Vioma.