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Swoogo es una plataforma estadounidense de gestión de eventos (registro, ticketing, acreditaciones, seguimiento de asistentes y sitios web del evento) que trata datos personales con transferencias a EE. UU.
Swoogo es una plataforma estadounidense de gestión de eventos utilizada por empresas, asociaciones y agencias para todo el ciclo del evento: formularios de inscripción, ticketing de pago, seguimiento de asistentes, impresión de acreditaciones, control de acceso, agenda de sesiones, networking y sitios web del evento. Como encargado del tratamiento procesa abundante información personal: nombre completo, correo profesional, cargo, empresa, dirección, teléfono, requisitos dietéticos, necesidades de accesibilidad, foto o avatar para la acreditación, asistencia a sesiones, historial de escaneos de acreditación y cualquier campo personalizado que configure el organizador.
Los sitios de Swoogo instalan cookies estrictamente necesarias (sesión, CSRF) y cookies opcionales de analítica, pruebas A/B y píxeles de marketing (Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag) si el organizador las activa. Los escáneres de acreditación y las apps de captación de leads registran interacciones, accesos a salas y escaneos de expositores. Todo ello circula por la infraestructura estadounidense de Swoogo y se enriquece con metadatos como marca de tiempo, dirección IP y user agent.
El flujo principal de inscripción y ticketing puede apoyarse en el artículo 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato) porque el asistente debe registrarse para acceder al evento. Comunicaciones de marketing, compartición con patrocinadores, cookies analíticas, perfilado conductual y captación de leads exigen consentimiento del artículo 6(1)(a), libre, granular y revocable. Los datos dietéticos o de accesibilidad que revelen salud caen bajo el artículo 9 y requieren consentimiento explícito u otra condición adecuada.
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Swoogo aloja los datos en EE. UU. Los responsables europeos deben aplicar un instrumento de transferencia del artículo 46 RGPD, normalmente las Cláusulas Contractuales Tipo de 2021, complementado con un análisis de impacto de transferencias. Si Swoogo o sus subencargados están certificados bajo el Marco de Privacidad de Datos UE: EE. UU., se puede invocar la decisión de adecuación documentando la certificación. Las medidas suplementarias incluyen cifrado, seudonimización cuando sea viable y compromisos contractuales sobre accesos gubernamentales.
Firma un contrato de encargado con Swoogo, mapea los subencargados, incluye a Swoogo en el registro de actividades, configura un banner de consentimiento que bloquee scripts no esenciales hasta que haya consentimiento, separa los opt-ins de marketing del formulario de inscripción, define plazos de conservación por evento (típicamente 12 a 24 meses), restringe el acceso administrativo por rol y entrega a los asistentes una información de privacidad clara sobre las transferencias.
Alternativas alojadas en la UE: Weezevent, idloom, Eventdrive y Sweap para organizadores que quieran evitar transferencias a EE. UU. Cvent y Bizzabo son funcionalmente equiparables a Swoogo pero comparten perfiles de transferencia similares. Para inscripciones simples sin ticketing complejo, los formularios nativos de HubSpot EU o Salesforce Marketing Cloud EU pueden ser suficientes.
Websites using Swoogo must obtain user consent under GDPR regulations.
DPIA considerations
Se recomienda una EIPD cuando Swoogo se utiliza para inscribir a grandes audiencias, recopilar datos sensibles (dieta o accesibilidad que revelen salud), registrar escaneos de acreditación para análisis de comportamiento o integrarse con Salesforce o Marketo. Principales riesgos: transferencias a EE. UU., uso secundario con fines de marketing, perfilado mediante seguimiento de sesión, conservación prolongada de bases históricas y exposición de listados de asistentes en portales compartidos. La evaluación debe abarcar minimización de los formularios, acceso por rol, cifrado en tránsito y en reposo, mapeo de subencargados y un calendario de retención por evento.
Sample consent text
Utilizamos Swoogo para gestionar el registro, la venta de entradas y el control de acceso del evento. Algunas funciones opcionales (analítica de marketing, recomendaciones personalizadas, seguimiento de escaneos de acreditación para captación de leads) requieren tu consentimiento. Tus datos pueden transferirse a EE. UU. al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo. Pulsa 'Aceptar' para habilitarlas o 'Rechazar' para limitar Swoogo a las funciones de registro estrictamente necesarias.
Third-party domains contacted
swoogo.comapp.swoogo.comevents.swoogo.comcdn.swoogo.comapi.swoogo.comleads.swoogo.comCookies placed
| Name | Type | Duration | Purpose |
|---|---|---|---|
| swoogo_session | http_cookie | session | Maintains the authenticated session of the registrant or event administrator while filling the registration form or managing the back office. |
| XSRF-TOKEN | http_cookie | session | CSRF protection token issued by Swoogo to validate form submissions and prevent cross-site request forgery on registration pages. |
| _swoogo_ab | http_cookie | 30 days | A/B test allocation cookie used to keep an attendee in the same variant of an event landing page across visits. |
| _ga | http_cookie | 2 years | Google Analytics client identifier injected via Swoogo when the organiser enables analytics, used to distinguish unique visitors of the event website. |
| _fbp | http_cookie | 90 days | Meta Pixel identifier injected via Swoogo when the organiser enables Facebook or Instagram advertising on the event website. |
| li_sugr | http_cookie | 90 days | LinkedIn Insight Tag identifier used for B2B retargeting and conversion measurement when activated by the organiser. |
| swoogo_consent | http_cookie | 12 months | Stores the visitor consent decision (accept or reject) for non-essential cookies on the Swoogo event website. |
| sw_lead_scan | local_storage | event_duration | Local storage entry used by the lead retrieval app to cache exhibitor badge scans before syncing them to Swoogo's servers. |
Swoogo utiliza cookies para las preferencias de los usuarios — informa a tus visitantes con un banner de consentimiento.
Las cookies estrictamente necesarias (sesión, CSRF) pueden instalarse sin consentimiento. Los píxeles de marketing (Meta, LinkedIn), Google Analytics, los rastreadores de pruebas A/B y los scripts de patrocinadores inyectados a través de Swoogo requieren un opt-in previo, granular, libre y tan fácil de retirar como de otorgar.
No, el registro en sí no requiere consentimiento porque la base jurídica es el artículo 6(1)(b) RGPD (ejecución del contrato). Sin embargo, los correos de marketing, la compartición con patrocinadores, la captación de fotografías o vídeo y el seguimiento conductual son tratamientos independientes que necesitan su propio consentimiento libre.
Estos campos a menudo revelan datos de salud incluidos en el artículo 9 RGPD. Las bases más defendibles son el consentimiento explícito en el formulario de inscripción o el artículo 9(2)(b) para eventos corporativos internos amparados por el derecho laboral. La información debe conservarse solo durante el evento y accederse en estricto need-to-know.
Firma las Cláusulas Contractuales Tipo de 2021 con Swoogo dentro del DPA, documenta un análisis de impacto de transferencias que cubra FISA 702 y la Orden Ejecutiva 12333, verifica si Swoogo o sus subencargados disponen de certificación activa en el Marco de Privacidad de Datos UE: EE. UU. y aplica medidas suplementarias como cifrado y registro de accesos.
Una EIPD es necesaria cuando el evento implica tratamiento a gran escala, monitorización sistemática mediante escaneos de acreditación, categorías especiales (salud, religión a través de preferencias dietéticas) o funciones innovadoras de perfilado como matchmaking con IA. Muchas autoridades recomiendan EIPD para conferencias de varios miles de asistentes.
Inyecta el embed de Swoogo y las etiquetas opcionales mediante un gestor de etiquetas controlado por tu CMP. Bloquea todos los scripts no esenciales hasta el consentimiento, mapea cada etiqueta a la categoría correcta y asegúrate de que las señales CMP se reflejen en todas las páginas del micro-sitio del evento, incluidas las de confirmación.
Weezevent, idloom, Eventdrive y Sweap son plataformas europeas maduras de gestión de eventos con alojamiento en la UE que reducen los problemas de transferencia a EE. UU. Cvent y Bizzabo siguen siendo equiparables a Swoogo en funcionalidades, pero comparten un perfil de transferencias similar.
Sí. Identifica a Swoogo como encargado del tratamiento en el aviso de privacidad, enumera las cookies relevantes con nombre, duración y finalidad, menciona las transferencias a EE. UU. y las garantías aplicadas, y enlaza la política de privacidad de Swoogo y su certificación DPF cuando proceda.