ShionImporter

Nicht als Werkzeug selbst. Allerdings unterliegt die Nutzung von ShionImporter zur Migration personenbezogener Daten der DSGVO. Die migrierende Organisation muss alle DSGVO-Pflichten für die übertragenen Daten erfüllen.

Stellen Sie sicher, dass im Zielsystem eine Rechtsgrundlage besteht. Wenden Sie Datenminimierung an (nur erforderliche Felder migrieren). Verschlüsseln Sie Daten im Transfer. Prüfen Sie die Sicherheit des Ziels. Dokumentieren Sie die Migration im RoPA und informieren Sie Betroffene, falls die Änderung der Verarbeitung dies erfordert.

Bei großen Migrationen besonderer Kategorien oder sensibler Daten ist eine DSFA empfehlenswert. Bei Routinemigrationen normaler Geschäftsdaten innerhalb derselben Organisation ist eine vollständige DSFA häufig nicht erforderlich, der Vorgang sollte jedoch dokumentiert werden.

Es hängt vom Zielsystem ab. ShionImporter bestimmt nicht, wo die Daten landen. Werden EU-Personendaten in ein Nicht-EU-System migriert, gelten die Anforderungen des Kapitels V DSGVO für das Ziel.

Verwenden Sie anonymisierte oder synthetische Testdaten. Führen Sie Migrationen mit echten personenbezogenen Daten erst nach Abschluss der Tests und Verifikation der Transformationslogik durch. Stellen Sie Zugriffskontrollen sicher, sodass nur autorisierte Personen Migrationen starten können.

Definieren Sie einen klaren Daten-Lebenszyklus nach der Migration. Das Quellsystem kann Daten für eine festgelegte Frist zu Rollback-Zwecken vorhalten, danach sollten die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Dokumentieren Sie diese Frist und kommunizieren Sie sie in der Datenschutzerklärung, falls Endnutzer betroffen sind.

Wenn die Migration den Verantwortlichen oder Verarbeiter wechselt, kann eine Information der Betroffenen erforderlich sein. Bei einer internen Migration ohne Wechsel des Verantwortlichen ist meist keine separate Mitteilung nötig, doch die Verarbeitungsänderung sollte in der Datenschutzerklärung abgebildet werden.

Erfassen Sie im RoPA: Quell- und Zielsystem, Kategorien personenbezogener Daten, Rechtsgrundlage, eingesetzte Verschlüsselung, Aufbewahrungsfristen für Quelldaten und verantwortliches Personal. Bewahren Sie die Dokumentation mindestens 3 Jahre oder nach Vorgabe Ihrer Aufsichtsbehörde auf.