Sonstige

Hubilo

Hubilo ist eine Plattform für virtuelle und hybride Events: Webinare, Konferenzen und Messen. Sie verwaltet Registrierung, Livestream, Chat, Polls, KI Matchmaking und Teilnehmer Analytics. Hubilo Inc. ist US Gesellschaft mit Entwicklung in Indien und optionalem EU Hosting für Enterprise Kunden.

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Überblick

Was macht Hubilo?

Was ist Hubilo?

Hubilo ist eine 2015 gegründete Plattform für virtuelle und hybride Events mit Hauptsitz in San Francisco und Entwicklung in Bengaluru, Indien. Sie hostet Webinare, Summits, Messen und interne Town Halls und bietet Registrierungsseiten, Livestream Wiedergabe, Echtzeit Chat und Polls, KI Matchmaking, Networking Lounges, Sponsor Staende und Post Event Analytics. Europäische Marken nutzen Hubilo oft für mittlere Webinare und Partner Kick offs.

Erfasste Daten und Cookies

Hubilo erhebt Registrierungsdaten (Name, E Mail, Organisation, Funktion, Custom Fields), Session Aktivität (Beitritt, Dauer, Polls, Chat, Downloads), Networking Interaktionen, Lead Scans durch Sponsoren, optionale Video und Audio Aufzeichnungen sowie die IP Adresse. Die Web App setzt First Party Session Cookies (hubilo_session, csrf), bindet Mixpanel und Google Analytics 4 ein und nutzt WebRTC für Live Audio Video.

DSGVO und ePrivacy Auswirkungen

Die Verarbeitung ist mehrschichtig. Registrierung und Teilnahme stützen sich auf Art. 6(1)(b) DSGVO Vertrag. Verhaltens Analytics und Lead Scoring benötigen Einwilligung (Art. 6(1)(a)). Video Aufzeichnung erfordert eine spezifische Information und eine klare Option, die Kamera auszulassen. KI Matchmaking ist Profiling und kann je nach Anwendung in den Geltungsbereich des AI Acts (Annex III) fallen.

Einwilligung und Information

Nutzen Sie das Hubilo Anmeldeformular, um eine ausdrückliche Einwilligung für Marketing Analytics, Lead Teilen mit Sponsoren und Aufzeichnung einzuholen. Setzen Sie zu Sessionbeginn einen klaren Hinweis, dass Audio, Video und Chat aufgezeichnet werden, sofern zutreffend. Koppeln Sie jede zusätzliche Analytics Ebene an Ihre CMP.

Datenresidenz und Transfers

Standard Hosting ist AWS US East mit indischem Engineering Zugriff. Enterprise EU Kunden können AWS Frankfurt oder Dublin anfordern. Auch mit EU Hosting bleiben Support, Mixpanel und HubSpot in den USA. Hubilo unterzeichnet SCCs und ist im EU US Data Privacy Framework zertifiziert. Ein dokumentiertes Transfer Impact Assessment ist für sensible Events empfehlenswert.

Praktische Schritte zur Konformität

Verhandeln Sie EU Hosting im Hubilo MSA, unterzeichnen Sie DPA und SCCs, holen Sie eine granulare Einwilligung bei der Registrierung ein (Analytics, Marketing, Aufzeichnung, Sponsor Sharing), zeigen Sie einen klaren Aufzeichnungshinweis, dokumentieren Sie Hubilo und Subdienstleister im Verzeichnis, führen Sie eine DSFA zu KI Matchmaking durch und nennen Sie Hubilo und seine Subdienstleister in der Datenschutzerklärung des Events.

Datenschutz

Hubilo und die DSGVO

Hubilo ist als „Marketing“ eingestuft. Auf einer Website für Besucher aus der EU darf der Dienst erst nach deren Einwilligung laden und muss in Ihrer Cookie-Richtlinie aufgeführt sein.

Rechtsgrundlage: Mixed: contractual basis (Art. 6(1)(b) GDPR) for attendees who register and accept terms; consent (Art. 6(1)(a)) for marketing analytics, lead scoring, profile enrichment and any cross event audience building. Recording of speaker and attendee video falls under Art. 6(1)(a) plus specific notice.
Risikostufe: high
Anwendbare Vorschriften: GDPR, ePrivacy Directive (Cookie Law), CCPA, LGPD, DGA, AI Act (for AI matchmaking features)

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Hubilo Events beinhalten Video und Audio Aufzeichnungen von Sprechern und Teilnehmern, KI Matchmaking, Lead Capture und CRM Integration. Eine DSFA wird dringend empfohlen, vor allem für EU Teilnehmer, sensible Branchen (Gesundheit, Finanzen) und veranstaltungsuebergreifende Analytics. Subdienstleister Flows und Aufzeichnungs Retention dokumentieren.

Beispieltext für Ihr Banner

Unsere Veranstaltung laeuft auf Hubilo, einer virtuellen Event Plattform von Hubilo Inc. (USA). Hubilo verarbeitet Ihre Registrierungsdaten, Ihre Aktivitaet (gesehene Sessions, Chats, Polls, Networking) und kann Sessions aufzeichnen. Bitte bestaetigen Sie Ihre Einwilligung zur Teilnahme.

Cookies und Tracker

Was Hubilo setzt und kontaktiert

Tracking-Methode: Virtual and hybrid events SaaS used by organisers to host webinars, conferences and trade shows; web client and mobile apps connect to hubilo.com APIs to handle registration, livestream playback, chat, polls, networking, lead capture and attendee analytics; sets first party cookies and uses WebRTC for live video.
Serverstandort: United States and India (Hubilo Inc. is US incorporated with engineering in Bengaluru, India). Production runs on AWS US East and AWS Mumbai with a multi region option for European customers (AWS Frankfurt or Ireland on enterprise plans). Customer support and CRM tooling are US based.
Datenübermittlung außerhalb der EU: By default Hubilo processes data on AWS US East. EU based event organisers can request the AWS Frankfurt or Dublin region on enterprise contracts. Even with EU residency, customer support, analytics tooling and AppLovin or HubSpot integrations remain in the United States. Hubilo signs SCCs and lists sub processors in its DPA.

Gesetzte Cookies (5)

Name	Typ	Laufzeit	Zweck
hubilo_session	Strictly necessary (authentication)	Session	Maintains the authenticated attendee session inside the Hubilo event
csrf	Strictly necessary (CSRF)	Session	CSRF token for authenticated requests
mp_*_mixpanel	Analytics (Mixpanel)	1 year	Product analytics events for attendee behaviour tracking
_ga	Analytics (Google Analytics 4)	13 months	Google Analytics visitor identifier on the Hubilo marketing site
hubspotutk	Marketing (HubSpot CRM)	13 months	HubSpot identifier used to track event registrations across forms

Kontaktierte Drittanbieter-Domains (5)

hubilo.com
app.hubilo.com
api.hubilo.com
cdn.hubilo.com
live.hubilo.com

Fragen

Häufige Fragen zu Hubilo

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns, wir antworten schnell.

Schreiben Sie uns

Welche Cookies setzt Hubilo?

Hubilo setzt First Party Session und CSRF Cookies für Authentifizierung, dazu Mixpanel und GA Cookies für Analytics und HubSpot Cookies für CRM. Marketing Site und Event App laden leicht unterschiedliche Stacks.

Ist eine Einwilligung erforderlich?

Unbedingt erforderliche Authentifizierungs Cookies sind ausgenommen. Analytics , Marketing und Lead Sharing Cookies benötigen Einwilligung. Aufzeichnung, KI Matchmaking und Sponsor Lead Capture brauchen jeweils ein eigenes Opt In bei der Registrierung.

Welche Rechtsgrundlage gilt?

Registrierung und Teilnahme: Art. 6(1)(b) DSGVO Vertrag. Verhaltens Analytics und Lead Scoring: 6(1)(a) Einwilligung. Sponsor Lead Sharing: 6(1)(a) ausdrückliche Einwilligung. Session Aufzeichnung: 6(1)(a) plus spezifischer Hinweis zu Sessionbeginn.

Transferiert Hubilo Daten außerhalb der EU?

Standardmäßig ja. Hubilo läuft auf AWS US East mit Engineering Zugriff aus Indien. EU Enterprise Kunden können die Speicherung auf AWS Frankfurt oder Dublin fixieren. Support, Mixpanel und HubSpot bleiben US basiert. SCCs und EU US Data Privacy Framework greifen.

Brauche ich eine DSFA für Hubilo?

Ja für die meisten Enterprise Events. Aufzeichnung, KI Matchmaking, Profiling und Sponsor Lead Sharing kombinieren Hochrisiko Faktoren. Die DSFA muss Hubilo plus Subdienstleister (AWS, Mixpanel, HubSpot, Support Tools) abdecken.

Wie setze ich Hubilo konform um?

Verhandeln Sie EU Hosting, schließen Sie Hubilo DPA und SCCs ab, holen Sie eine granulare Einwilligung bei der Registrierung, zeigen Sie einen Aufzeichnungshinweis, dokumentieren Sie Hubilo und Subdienstleister im Verzeichnis, führen Sie eine DSFA durch und offenbaren Sie den Datenfluss in der Event Datenschutzerklärung.

Welche Alternativen gibt es?

Bevy / Tribe by Discord (USA), Brella (Finnland/EU), Swapcard (Frankreich/EU), Bizzabo (Israel/USA), GoTo Webinar (USA), Welcome (USA), Vimeo Events (USA). EU Plattformen reduzieren das Transfer Risiko.

Wie aktualisiere ich meine Cookie Richtlinie?

Nennen Sie Hubilo und Subdienstleister in der Event Datenschutzerklärung, listen Sie Cookies (hubilo_session, mp_*_mixpanel, _ga, hubspotutk), nennen Sie Hubilo Inc. als Auftragsverarbeiter und verlinken Sie auf Hubilo Datenschutzerklärung und DPA.

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