DocuSign

DocuSign ist eine Plattform für elektronische Signaturen, die es ermöglicht, Dokumente digital und rechtsgültig zu unterzeichnen. Nutzer erhalten ein Dokument per E-Mail, unterzeichnen es digital und DocuSign erstellt einen fälschungssicheren Audit-Pfad. Die Signaturen sind gemäß eIDAS in der gesamten EU rechtsgültig.

Ja, DocuSign-Signaturen sind in der gesamten EU rechtsverbindlich, wenn sie den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen. DocuSign unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Für bestimmte Vertragsarten schreibt das nationale Recht spezifische Signaturtypen vor, die jeweils geprüft werden müssen.

DocuSign bietet eine DSGVO-Compliance-Infrastruktur mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Standardvertragsklauseln und optionaler EU-Datenhaltung. Die DSGVO-Konformität hängt jedoch von der korrekten Konfiguration und Nutzung durch das Unternehmen ab. Die Information der Unterzeichner über die Datenverarbeitung ist eine Pflicht des Dokumentenversenders.

DocuSign verarbeitet personenbezogene Daten der Unterzeichner wie Name und E-Mail-Adresse, Audit-Protokolldaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Zeitstempel), optionale biometrische Daten für fortgeschrittene Signaturen und den Inhalt der zu unterzeichnenden Dokumente. Dokumentinhalte können besonders sensible Daten enthalten, die zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordern.

DocuSign speichert Daten standardmäßig auf US-Servern. Für europäische Unternehmenskunden bietet DocuSign die Option der Datenhaltung in der EU an, wodurch Daten ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert werden. Bei der Standardkonfiguration gelten Standardvertragsklauseln als Transfermechanismus.

Ja, wenn Sie DocuSign als Verantwortlicher nutzen und DocuSign im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich. DocuSign stellt einen standardisierten AVV bereit, der im Account-Management abgeschlossen werden kann. Dieser enthält bereits Standardvertragsklauseln für Datenübertragungen in die USA.

DocuSign unterstützt drei eIDAS-Signaturtypen: die einfache elektronische Signatur für alltägliche Dokumente, die fortgeschrittene elektronische Signatur mit Identitätsprüfung für wichtigere Verträge und die qualifizierte elektronische Signatur mit dem höchsten Beweiskraftniveau für rechtlich kritische Dokumente. Die Wahl hängt von gesetzlichen Anforderungen und dem Risikoprofil des Dokuments ab.

Eine Datenschutzfolgenabschätzung ist bei DocuSign erforderlich, wenn besonders sensible Daten wie Gesundheits- oder Finanzdaten in Dokumenten verarbeitet werden, wenn biometrische Signaturverifikation eingesetzt wird oder wenn Dokumente für schutzbedürftige Personengruppen verarbeitet werden. Die DSFA bewertet Risiken der US-Datenhaltung und möglicher Datenpannen.