CiviCRM

Was CiviCRM ist

CiviCRM ist ein quelloffenes System für das Beziehungsmanagement mit Kontakten, das für gemeinnützige Organisationen, Verbaende und Interessengruppen entwickelt wurde. Es wird meist selbst gehostet und gemeinsam mit einem Content Management System wie WordPress oder Drupal betrieben, sodass die Software und ihre Datenbank auf einer von der Organisation kontrollierten Infrastruktur laufen. In diesem Modell ist der Betreiber der Website der Verantwortliche und behält die volle Hoheit über die Kontaktdaten.

Welche Daten und Cookies gesetzt werden

CiviCRM verarbeitet personenbezogene Daten über Mitglieder, Spender und Kontakte, darunter Namen, Adressen, Spendenverlauf und alle von Ihnen eingerichteten benutzerdefinierten Felder. Für angemeldete Nutzer setzt es ein funktionales Sitzungscookie, das die Anmeldung während der Arbeit aufrechterhält. Es lädt keine Werbetracker und teilt keine Daten mit externen Netzwerken, sofern Sie solche Integrationen nicht bewusst hinzufügen.

DSGVO und ePrivacy Auswirkungen

Das Sitzungscookie ist für die Bereitstellung des Dienstes unbedingt erforderlich und fällt daher unter die ePrivacy Ausnahme, sodass keine vorherige Einwilligung nötig ist. Die Verarbeitung der personenbezogenen Kontaktdaten unterliegt dagegen der DSGVO und muss auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruhen. Als Verantwortlicher bleiben Sie für Transparenz, Datenminimierung und die Rechte der betroffenen Personen zuständig.

Anforderungen an die Einwilligung

Für das wesentliche Sitzungscookie von CiviCRM benötigen Sie in der Regel keine Einwilligung. Für das Speichern und Nutzen von Kontaktdaten brauchen Sie jedoch eine Rechtsgrundlage, häufig das berechtigte Interesse bei bestehenden Mitgliedern oder die ausdrückliche Einwilligung für Marketingkommunikation. Bewahren Sie klare Nachweise darüber auf, wie und wann jeder Kontakt zugestimmt hat, um Ihre Konformität belegen zu können.

Datenübermittlung und Hosting

Da CiviCRM selbst gehostet wird, gibt es keine inhaerente Übermittlung von Daten in Drittländer; die Daten liegen dort, wo Sie den Server betreiben. Wenn Sie ein Hosting außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums wählen oder optionale Dienste wie E Mail oder Zahlungen anbinden, müssen Sie diese Übermittlungen gesondert prüfen. Die Installation innerhalb der Europäischen Union zu halten vermeidet die meisten Bedenken hinsichtlich internationaler Übermittlungen.

Praktische Schritte zur Konformität

Dokumentieren Sie Ihre Rechtsgrundlage für jede Art von Kontaktdaten und legen Sie mit den integrierten geplanten Aufgaben sinnvolle Aufbewahrungsregeln fest. Beschränken Sie den Zugriff mit den Berechtigungsgruppen von CiviCRM, halten Sie die Plattform und ihre Erweiterungen aktuell und hosten Sie die Datenbank auf sicherer Infrastruktur. Stellen Sie eine klare Datenschutzerklärung und einen einfachen Weg bereit, damit Personen ihre Auskunfts und Löschrechte ausüben können.